多余的会议是对时间和金钱的浪费，而且影响办公室的士气。下面是如何使会议更有效的方法。
尽管是工作场所协作的一个重要方面，但会议往往占用了你很大一部分的工作时间。如果你经常坐在本应是电子邮件的会议中，那么现在是时候考虑如何能有更有效的会议了。这些无效的会议每年在美国造成约500亿美元的浪费，而且数字还在增长。
每个团队都是不同的，每个领导者都有自己的风格。虽然没有一个放之四海而皆准的会议配方，但有一些基本规则可以应用，以使会议更加有效。
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这里有一些提示和窍门，让你做好准备。
改善团队会议的最重要工具是计划。它可以为你以后节省许多时间。准备会议的方法不止一种。
遵循这些提示，学习如何为你的会议做最佳准备。
透明度
让你的团队知道，你想改善你的会议。询问他们认为什么是有效或无效的，以及他们希望看到会议如何改变。让他们知道你打算改变什么，以便他们能给你反馈。
请记住，在没有先告诉你的团队的情况下向他们介绍新的会议形式，可能会导致会议失败，即使计划很完美。
意义和目的
我们大多数人都参加过一个会议，却不知道它的确切需要。无论你是领导讨论还是只是一个成员，在会议前花几分钟解释一下会议的目的。
如果是定期召开的会议，要确保你真的需要开会。每次会议可能都没有足够的内容可谈，所以考虑跳过一次会议或缩短时间，以避免浪费时间和挫伤与会者的积极性。
议程
一旦你知道你为什么要开会，你应该创建一个大纲。虽然你不必计划每一分钟，但有一个总的计划可以帮助一切更顺利地进行，并确保没有什么被遗忘。
时间表
不要只安排一小时的会议，因为这比较容易。如果你现在有了会议的结构，你就可以更容易地计划会议应该持续多长时间。有些会议可能只需要持续15分钟，而有些会议可能需要更长的时间。计划会议时间过长往往会导致时间浪费或会议偏离主题。
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会议名称
不要只是在你的日程表上添加 "会议"。为你的会议想出你自己有意义的名字。定制的名字更有效，可以给你的会议带来更积极的感觉。
准备好团队
你知道开会的必要性并不意味着你的整个团队都知道。在邀请函中，简要介绍一下会议的目的和内容。这样，每个人都被告知，与会者可以在会议前准备好他们可能有的任何问题。
开始工作
用会议的前几分钟来激励与会者。问一个快速的问题来打破僵局，以鼓励参与并创造一个积极的氛围。一旦每个人都发言了，随着会议的进行，就更容易鼓励合作。
脚架
在整个会议期间保持参与和关注并不总是容易的。试着让你的团队在站立时参加会议。站立会议可以提高参与度和生产力，并使会议时间缩短。
限制参与者的数量
我们大多数人都曾坐在会议上，想知道为什么我们应该在那里。不要无缘无故地邀请所有团队成员。考虑一下谁是利益相关者，谁需要参加每次会议。通过限制参与者的数量，你可以使会议更加有效，不浪费那些不需要参加的人的时间。
更改地点
你可能有一个固定的会议地点。试着从你通常的环境中休息一下，把你的团队转移到一个新的地点来改变节奏。如果你的团队以虚拟方式工作，建议进行步行会议。
分散注意力
人类在多任务处理方面是出了名的糟糕，而且它损害了你的生产力。在参加会议之前，让你的整个团队将他们的设备设置为 "请勿打扰"，并消除所有分心的因素。虽然一开始关闭所有的移动设备似乎是不可能的，但每个参与的人都会在以后受益。
问题
会议很重要，因为它允许合作，但如果没有问题，会议很快就会变成单方面的。在会议期间停止你的演讲，以便提出问题，或者在最后留出足够的时间来澄清任何困惑。
后续行动
在繁忙的日程中，很容易忘记会议的一些重要细节。会议结束后，一个简短的后续信息可以帮助确保每个参与的人都记住关键点。
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最后提示
特别是在与外部商业伙伴的会议中，在第一次会议后留下一个持久的印象是很重要的。做到这一点的最好方法是使用专业的数字名片。它们不仅比它们的纸质前辈更环保，而且还能完美地融入我们的数字生活。下面是一个例子，它可能看起来是这样的：https://hub.cards/georgina.doe
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