Еще до пандемии и особенно во время нее виртуальные встречи были на подъеме.
Это руководство содержит принципы проведения виртуальных собраний, о которых следует помнить.
Работа из дома всё больше и больше становится нормой для многих компаний. Поэтому соблюдение этикета видеоконференций на рабочем месте является крайне важным. Читай дальше, чтобы узнать о новейшем этикете видеоконференций.
- - -
Каков правильный этикет для виртуальных встреч?
Используя эти советы, ты сможешь обеспечить бесперебойное проведение своих виртуальных встреч.
Всегда будь наготове!
Даже если виртуальные собрания стали обычным делом, это не значит, что ты не должен готовиться. Подумай о том, какие сообщения ты хочешь донести, какой должна быть общая тема и в какой момент поощряются дискуссии. Практикуй свои навыки презентации, чтобы подготовиться к виртуальным собраниям.
Даже лучшие ораторы в мире практикуют свои презентации. Изучи навыки общения, которые сделали, например, Стива Джобса коммуникатором мирового класса.
Всегда сначала устанавливай повестку дня
Для того чтобы участники примерно следовали им, очень полезна заранее разосланная повестка дня. Участники, покинувшие видеоконференцию, имеют возможность вновь присоединиться к ней и, если необходимо, присутствовать в особо интересующих их моментах. Это также может помочь другим участникам в управлении временем.
Используйте виртуальный фон
Виртуальные фоны могут помочь тебе сосредоточиться на текущей работе, а не на отвлекающих факторах позади тебя. Например, hub.cards предлагает бесплатный генератор виртуальных фонов, который позволяет тебе создать, настроить и загрузить персонализированный виртуальный фон, связанный с твоим цифровым бизнесом.
Одевайся правильно
Так же, как и на встречах в офисе, то, как ты оденешься, зависит от события. Хотя дресс-код для многих встреч стал более повседневным, это не всегда должно быть так.
Независимо от дресс-кода для твоей виртуальной встречи, ты всегда должен следовать одному правилу: Избегай полосок и мелких узоров, так как они могут быть искажены камерой.
Перерывы в расписании
Важным аспектом виртуальных встреч является скорость, с которой они говорят и представляют пункты. Однако будь осторожен, чтобы не быть слишком эффективным. По возможности запланируй несколько перерывов, чтобы все участники могли следить за происходящим.
Организуй привлечение участников
Это предполагает учет посещаемости и определение того, что делать, если кто-то захочет присоединиться к разговору.
Оставайтесь в режиме без звука
Ты когда-нибудь был на звонке, где кто-то не отключил звук и громко хрустел чипсами? Фоновый шум может быть невероятно раздражающим и отвлекающим. Убедись, что ты не выключаешь звук, когда не разговариваешь, чтобы избежать ненужного шума.
Будь последним, кто покинет сессию
Если ты ведущий, убедись, что ты последним покидаешь видеозвонок. Оставаясь в разговоре, ты позволяешь участникам приватно соединиться после окончания разговора.
Невежливо ли выключать камеру, когда Zoom включен?
Иногда трудно сдержать улыбку, а может, у тебя просто плохой день. Ты можешь подумать, не будет ли невежливо выключить камеру. Присоединись к разговору с включенной камерой и сообщи другим участникам, что ты хочешь ее выключить. Таким образом ты можешь дать понять остальным, что у тебя нет грубых намерений.
Исправь свое освещение
Освещение может быть проблематичным в большинстве домашних офисов. Верхний свет может быть слишком резким, а расположение окон не всегда идеально. Если возможно, отрегулируй основной источник света так, чтобы он находился прямо перед тобой, или подумай о недорогом кольцевом светильнике для дальнейшего улучшения освещения.
- - -
Чего тебе не следует делать во время виртуальной встречи?
Читай дальше, чтобы узнать, чего следует избегать во время следующей встречи.
Не проверяй свои настройки
Независимо от того, трогал ли ты настройки никогда раньше или прекрасно освоил меню настроек, мы рекомендуем перепроверить всё перед началом разговора. Обновления могут изменить настройки по умолчанию и отменить некоторые старые варианты настроек.
Хотя ты можешь быстро изменить некоторые настройки во время разговора, такие вещи, как совместное использование экрана, требуют сброса приложения. Не заставляй всю встречу ждать, пока ты обновишь настройки, сделай это первым.
Ты не проверил свое видео перед тем, как залезть внутрь
Если ты не используешь виртуальный фон, всегда есть вероятность того, что за тобой показывают что-то, что может быть непрофессиональным. Прежде чем присоединиться к встрече, предварительно просмотри свое видео и убедись, что оно имеет профессиональный фон.
Не пялься на себя
Наверное, мы все виноваты в том, что во время видеоконференции просто смотрим на свои видеопрофили. Убедись, что ты взаимодействуешь со всеми участниками и уделяешь внимание обсуждению, а не пялишься на себя.
Несвоевременное участие в собрании
И под опозданием мы имеем в виду в назначенное время. Лучше всего прийти в комнату ожидания на минуту или две раньше, чтобы ты мог убедиться в отсутствии технических проблем до начала встречи.
Жевательная резинка
Громкого жевания резинки на собраниях следует избегать как такового. С одной стороны, это вызывает раздражающие звуки - если ты жуешь с открытым ртом, - а с другой стороны, это крайне невежливо и выглядит непрофессионально. Поэтому лучше выбросить жвачку до начала совещания.
Приступай к работе немедленно
Когда все участники будут присутствовать, не стоит сразу переходить к делу. Вместо этого удели время тому, чтобы обратиться ко всем и поприветствовать каждого, а также представить всех, кто, возможно, еще не знаком друг с другом. Начало встречи - идеальное время для того, чтобы сломать лед.
Внезапная смена темы
Собрания часто преследуют определенную цель или касаются заранее определенной темы. Все коллеги настроены на эту тему. Это должно оставаться неизменным. Простое изменение темы является разрушительным и контрпродуктивным, поскольку это означает, что намеченное содержание больше не может быть адекватно передано.
Изображения: Scott Graham , Paolo Conversanoon , Surface на Unsplash