Лишние собрания - это пустая трата времени и денег, к тому же они влияют на моральный дух в офисе. Вот как сделать собрания более эффективными.
Несмотря на то, что совещания являются важным аспектом совместной работы на рабочем месте, они часто занимают значительную часть твоего рабочего времени. Если ты постоянно сидишь на совещаниях, которые должны были быть электронными письмами, пора подумать о том, как проводить более эффективные совещания. Эти неэффективные совещания способствуют тому, что в США каждый год впустую тратится примерно 50 миллиардов долларов, и цифры растут.
Каждая команда отличается друг от друга, и у каждого лидера есть свой собственный стиль. Хотя универсального рецепта для проведения собраний не существует, есть несколько основных правил, которые ты можешь применять, чтобы сделать собрания более эффективными.
- - -
Вот несколько советов и приемов, чтобы ты был подготовлен.
Самый важный инструмент для улучшения командных собраний - это планирование. Оно может сэкономить тебе много часов времени впоследствии. Существует более одного способа подготовки к собранию.
Следуй этим советам, чтобы узнать, как лучше всего подготовиться к своим встречам.
Прозрачность
Сообщи своей команде, что ты хочешь улучшить свои собрания. Спроси их, что, по их мнению, работает или не работает, и как бы они хотели, чтобы изменились собрания. Сообщи им, что ты планируешь изменить, чтобы они могли дать тебе обратную связь.
Помни, что введение нового формата собрания для твоей команды без предварительного их оповещения может привести к провалу собрания, даже если план будет идеальным.
Смысл и цель
Большинство из нас посещали собрание, не зная точной необходимости его проведения. Независимо от того, руководишь ли ты обсуждением или просто являешься его участником, удели несколько минут перед собранием, чтобы объяснить цель встречи.
Если это регулярно повторяющееся собрание, убедись, что вам действительно нужно встречаться. На каждой встрече может быть недостаточно тем для разговора, поэтому подумай о том, чтобы пропустить встречу или сократить время, чтобы не тратить время впустую и не разочаровывать участников.
Повестка дня
Как только ты узнаешь, зачем тебе нужно собрание, ты должен составить его план. Хотя тебе не обязательно планировать каждую минуту, наличие общего плана может помочь всему идти более гладко и гарантировать, что ничего не будет забыто.
Расписание
Не назначай часовые встречи только потому, что так проще. Если ты уже сейчас структурировал свою встречу, тебе легче планировать, сколько времени она должна длиться. Некоторые встречи могут длиться всего 15 минут, в то время как другие могут занять немного больше времени. Слишком долгое планирование совещаний часто приводит к тому, что время тратится впустую или совещания отклоняются от темы.
- - -
Название встречи
Не просто добавляй в свое расписание слово "встреча". Придумай собственные значимые названия для своих встреч. Нестандартные названия более эффективны и могут придать твоей встрече более позитивный настрой.
Подготовь команду
Если ты знаешь о необходимости собрания, это не значит, что вся твоя команда знает об этом. В приглашении сделай краткий обзор цели и содержания собрания. Таким образом, все будут проинформированы, а участники смогут подготовиться к любым вопросам, которые могут возникнуть у них до начала собрания.
Приступая к работе
Потрать первые несколько минут собрания на мотивацию участников. Задай быстрый вопрос, чтобы прервать разговор, чтобы стимулировать вовлеченность и создать позитивную атмосферу. После того как все выскажутся, будет легче поощрять сотрудничество по ходу собрания.
Стенд
Не всегда легко оставаться вовлеченным и внимательным на протяжении всего собрания. Попробуй, чтобы твоя команда участвовала в совещании стоя. Стоячие совещания повышают вовлеченность и продуктивность и приводят к сокращению времени совещания.
Ограничьте количество участников
Большинство из нас сидели на собрании и задавались вопросом, почему мы должны быть там. Не приглашай всех членов команды без причины. Подумай о том, кто является заинтересованными сторонами и кому необходимо присутствовать на каждом собрании. Ограничив количество участников, ты сможешь сделать собрание более эффективным и не тратить время людей, которым не нужно там присутствовать.
Изменение места проведения
Скорее всего, у тебя есть установленное место для проведения собраний. Попробуй сделать перерыв в привычной обстановке и переместить свою команду в новое место, чтобы изменить темп. Если твоя команда работает виртуально, предложи провести пешую встречу.
Отвлекающие факторы
Известно, что люди плохо справляются с многозадачностью, и это вредит твоей продуктивности. Перед посещением собраний попроси всю свою команду перевести свои устройства в режим "Не беспокоить" и убрать все отвлекающие факторы. Хотя поначалу может показаться невозможным отключить все мобильные устройства, впоследствии от этого выиграют все участники совещания.
Вопросы
Собрания важны, потому что они позволяют сотрудничать, но без вопросов они могут быстро стать односторонними. Останови свою презентацию во время собрания для вопросов или оставь достаточно времени в конце, чтобы прояснить любую путаницу.
Последующие действия
При напряженном графике работы бывает легко забыть некоторые важные детали встречи. После встречи краткое последующее сообщение может помочь убедиться в том, что все участники помнят ключевые моменты.
- - -
Последний совет
Особенно при встречах с внешними деловыми партнерами важно оставить неизгладимое впечатление после первой встречи. Лучший способ сделать это - профессиональная цифровая визитная карточка. Они не только более экологичны, чем их бумажные предшественники, но и органично вписываются в нашу цифровую жизнь. Вот пример того, как это может выглядеть: https://hub.cards/georgina.doe
Изображения: Кристина @ wocintechchat.com, LinkedIn Sales Solutions на Unsplash