Mesmo antes e especialmente durante a pandemia, as reuniões virtuais estavam a aumentar.
Este guia fornece princípios para reuniões virtuais a ter em mente.
Trabalhar a partir de casa tem-se tornado cada vez mais a norma para muitas empresas. A adesão à etiqueta da videoconferência no local de trabalho é, por isso, essencial. Continua a ler para saberes qual é a última etiqueta de videoconferência.
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Qual é a etiqueta certa para as reuniões virtuais?
Com estas dicas, podes garantir que as tuas reuniões virtuais decorrem sem problemas.
Prepara-te sempre!
Apesar das reuniões virtuais se terem tornado comuns, isso não significa que não te devas preparar. Pensa em que mensagens queres transmitir, qual deve ser o fio condutor comum, e em que altura as discussões são encorajadas. Pratica as tuas capacidades de apresentação para te preparares para as reuniões virtuais.
Até os melhores oradores do mundo praticam as suas apresentações. Aprende as capacidades de comunicação que fizeram do Steve Jobs, por exemplo, um comunicador de classe mundial.
Estabelece sempre uma agenda primeiro
Para que os participantes os possam seguir mais ou menos, uma agenda que tenha sido enviada antecipadamente é muito útil. Os participantes que saíram da videoconferência têm a oportunidade de voltar a participar e, se necessário, de estar presentes em pontos de particular interesse para eles. Isto também pode ajudar na gestão do tempo dos outros participantes.
Usa um fundo virtual
Os fundos virtuais podem ajudar a manter-te concentrado no trabalho em questão, em vez das distracções atrás de ti. Por exemplo, o hub.cards oferece um gerador de fundos virtuais gratuito que te permite criar, personalizar e descarregar um fundo virtual personalizado ligado ao teu negócio digital.
Veste-te como deve ser
Tal como as reuniões no escritório, a forma como te vestes depende do evento. Embora o código de vestuário para muitas reuniões se tenha tornado mais casual, nem sempre tem de ser esse o caso.
Independentemente do código de vestuário para a tua reunião virtual, deves sempre seguir uma regra: Evita riscas e pequenos padrões, pois podem ser distorcidos pela câmara.
Intervalos de horário
Um aspecto importante das reuniões virtuais é a rapidez com que falam e apresentam os seus pontos. No entanto, tem cuidado para não seres demasiado eficiente. Marca algumas pausas para garantir que todos os envolvidos possam acompanhar, se possível.
Organiza o envolvimento dos participantes
Isto envolve tomar presença e determinar o que fazer se alguém quiser juntar-se à conversa.
Fica em silêncio
Alguma vez estiveste numa chamada em que alguém não foi silenciado e estava a comer em voz alta batatas fritas? O barulho de fundo pode ser incrivelmente frustrante e perturbador. Certifica-te de que ficas mudo quando não estás a falar para evitares ruídos desnecessários.
Ser o último a deixar a sessão
Se fores o anfitrião, certifica-te de que és a última pessoa a deixar a videochamada. Ao ficares na chamada, permites que os participantes se liguem em privado após o fim da chamada.
É má educação desligar a câmara quando o Zoom está ligado?
Por vezes é difícil manter o sorriso, ou talvez estejas apenas a ter um dia mau. Podes perguntar-te se é má educação desligar a câmara. Junta-te à conversa com a câmara ligada, e diz aos outros participantes que a queres desligar. Desta forma podes sinalizar aos outros que não tens intenções indelicadas.
Conserta a tua iluminação
A iluminação pode ser problemática na maioria dos escritórios em casa. As luzes da capota podem ser demasiado duras, e a colocação de janelas nem sempre é ideal. Se possível, ajusta a fonte de luz principal para que fique directamente à tua frente, ou considera uma luz anular barata para melhorar ainda mais a iluminação.
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O que não deves fazer durante uma reunião virtual?
Lê mais para saberes o que deves evitar na tua próxima reunião.
Não verifiques as tuas definições
Quer nunca tenhas tocado nas tuas definições antes, quer tenhas o menu de definições perfeitamente descido, recomendamos que verifiques tudo duas vezes antes de começares a tua conversa. As actualizações podem alterar as definições padrão e desfazer algumas opções de definições mais antigas.
Embora possas alterar rapidamente algumas definições durante a chamada, coisas como a partilha de ecrã requerem a reinicialização da aplicação. Não forces a reunião inteira a esperar enquanto actualizas as definições, fá-lo primeiro.
Não verificaste o teu vídeo antes de chegares
Se não estiveres a usar um fundo virtual, há sempre a possibilidade de que algo atrás de ti esteja a mostrar que pode não ser profissional. Antes de entrares numa reunião, pré-visualiza o teu vídeo e certifica-te de que tem um fundo profissional.
Não fiques a olhar para ti próprio
Provavelmente somos todos culpados de apenas olhar para os nossos próprios perfis de vídeo durante uma videoconferência. Certifica-te que te envolves com todos os participantes e presta atenção à discussão em vez de olhares para ti próprio.
Participação tardia no encontro
E por tarde, queremos dizer na hora marcada. É melhor chegares à sala de espera um ou dois minutos mais cedo para te certificares de que não há problemas técnicos antes do início da reunião.
Pastilha elástica
Deve-se evitar mastigar pastilhas elásticas alto em reuniões propriamente ditas. Por um lado, causa ruídos irritantes - se mastigares com a boca aberta - e, por outro lado, é extremamente indelicado e tem um aspecto pouco profissional. Por isso é melhor deitares fora a pastilha antes da reunião.
Comece imediatamente
Quando todos os participantes estiverem presentes, não saltes logo para dentro. Em vez disso, dedica um momento para te dirigires a todos e cumprimentares, e apresenta alguém que ainda não se conheça. O início de uma reunião é o momento perfeito para quebrar o gelo.
Mudança repentina do tema
As reuniões têm frequentemente um determinado objectivo ou tratam de um tema pré-definido. Todos os colegas estão sintonizados com este tópico. Este deve continuar a ser o caso. Mudar simplesmente o tópico é perturbador e contraproducente, pois significa que o conteúdo pretendido já não pode ser adequadamente transmitido.
Imagens: Scott Graham , Paolo Conversanoon , Superfície em Unsplash