As reuniões supérfluas são uma perda de tempo e dinheiro, e afectam o moral do escritório. Aqui está como tornar as reuniões mais eficazes.
Apesar de ser um aspecto essencial da colaboração no local de trabalho, as reuniões ocupam frequentemente uma grande parte do teu tempo de trabalho. Se estás constantemente sentado em reuniões que deveriam ter sido e-mails, é altura de pensares em como podes ter reuniões mais eficazes. Estas reuniões ineficazes contribuem para um desperdício estimado em 50 mil milhões de dólares nos Estados Unidos todos os anos e os números estão a crescer.
Cada equipa é diferente e cada líder tem o seu próprio estilo. Embora não exista uma receita única para reuniões, existem algumas regras básicas que podes aplicar para tornar as reuniões mais eficazes.
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Aqui estão algumas dicas e truques para estares preparado.
A ferramenta mais importante para melhorar as reuniões de equipa é o planeamento. Pode poupar-te muitas horas de tempo mais tarde. Há mais do que uma forma de te preparares para uma reunião.
Segue estas dicas para aprenderes a melhor maneira de te preparares para as tuas reuniões.
Transparência
Avisa a tua equipa que queres melhorar as tuas reuniões. Pergunta-lhes o que pensam que está ou não a funcionar e como gostariam de ver as reuniões mudarem. Diz-lhes o que tencionas mudar para que eles te possam dar feedback.
Lembra-te, introduzir um novo formato de reunião à tua equipa sem lhes dizer primeiro pode resultar numa reunião falhada, mesmo que o plano seja perfeito.
Significado e propósito
A maioria de nós assistiu a uma reunião sem saber a necessidade exacta da mesma. Quer estejas a liderar a discussão ou sejas apenas um membro, leva alguns minutos antes da reunião para explicar o objectivo da reunião.
Se for uma reunião regularmente recorrente, certifica-te de que precisas mesmo de te encontrar. Pode não ser suficiente falar em todas as reuniões, por isso considera saltar uma reunião ou encurtar o tempo para evitar desperdiçar tempo e frustrar os participantes.
Agenda
Quando souberes porque estás a ter uma reunião, deves criar um esboço. Embora não tenhas de planear cada minuto, ter um plano geral pode ajudar a que tudo corra mais suavemente e garantir que nada é esquecido.
Horário
Não te limites a marcar reuniões de uma hora porque é mais fácil. Se tiveres a tua reunião estruturada agora, podes mais facilmente planear quanto tempo a reunião deve durar. Algumas reuniões podem ter apenas 15 minutos de duração, enquanto outras podem demorar um pouco mais. Planear reuniões demasiado longas leva muitas vezes ao desperdício de tempo ou reuniões que se desviam do tema.
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Título da reunião
Não te limites a acrescentar "reunião" à tua agenda. Inventa os teus próprios nomes com significado para as tuas reuniões. Os nomes personalizados são mais eficazes e podem dar à tua reunião uma sensação mais positiva.
Prepara a equipa
Só porque sabes a necessidade de uma reunião não significa que toda a tua equipa saiba. No convite, fornece uma breve visão geral do objectivo e do conteúdo da reunião. Desta forma, todos são informados e os participantes podem preparar-se para quaisquer questões que possam ter antes da reunião.
Começar
Passa os primeiros minutos da reunião a motivar os participantes. Faz uma pergunta rápida para quebrar as coisas e encorajar o envolvimento e criar uma atmosfera positiva. Depois de todos falarem, é mais fácil encorajar a colaboração à medida que a reunião avança.
Stand
Nem sempre é fácil permanecer empenhado e atento durante uma reunião. Tenta ter a tua equipa a participar na reunião enquanto estás de pé. As reuniões em pé aumentam o compromisso e a produtividade e resultam em tempos de reunião mais curtos.
Limita o número de participantes
A maioria de nós já se sentou numa reunião e perguntou porque deveríamos estar lá. Não convides todos os membros da equipa sem motivo. Considera quem são os interessados e quem precisa de estar presente em cada reunião. Ao limitares o número de participantes, podes tornar a reunião mais eficaz e não perder o tempo de pessoas que não precisam de estar presentes.
Mudança de local
Provavelmente tens um local definido para as tuas reuniões. Tenta fazer uma pausa do teu ambiente habitual e mudar a tua equipa para um novo local para mudar o ritmo. Se a tua equipa trabalhar virtualmente, sugere uma reunião ambulante.
Distracções
Os humanos são notoriamente maus em multitarefas, e isso prejudica a tua produtividade. Antes de ires às reuniões, faz com que toda a tua equipa defina os seus dispositivos para "Não Perturbar" e remova todas as distracções. Embora possa parecer impossível desligar todos os dispositivos móveis no início, todos os envolvidos irão beneficiar mais tarde.
Questões
As reuniões são importantes porque permitem a colaboração, mas sem perguntas, podem rapidamente tornar-se unilaterais. Pára a tua apresentação durante a reunião para perguntas ou deixa tempo suficiente no final para esclarecer qualquer confusão.
Seguimento
Com uma agenda preenchida, pode ser fácil esquecer alguns detalhes importantes de uma reunião. Após a reunião, uma breve mensagem de seguimento pode ajudar a assegurar que todos os envolvidos se lembrem dos pontos-chave.
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Última Dica
Especialmente em reuniões com parceiros de negócios externos, é importante deixar uma impressão duradoura após a primeira reunião. A melhor maneira de o fazer é com um cartão de visita digital profissional. Não só são mais amigos do ambiente do que os seus antecessores de papel, como também se encaixam perfeitamente na nossa vida digital. Aqui está um exemplo de como isto pode parecer: https://hub.cards/georgina.doe
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