Existem muitas formas diferentes de digitalizar cartões de visita. Gostaria de te dar uma breve visão geral de boas soluções que te pouparão tempo e te ajudarão a organizar melhor os teus contactos.
Porquê digitalizar os cartões de visita?
A minha experiência diz-me que os cartões de visita muitas vezes se perdem passado pouco tempo porque não há uma forma simples de guardar e manter estes contactos. Normalmente, quando recebo um cartão-de-visita de um parceiro de negócios, coloco-o directamente na minha carteira. Se eu não tiver de contactar a pessoa imediatamente, ela fica lá durante alguns dias. Depois de a carteira ter crescido a uma espessura desconfortável, os cartões de visita acabam algures na minha secretária. E quando a secretária precisa de ser arrumada, a maioria vai parar ao lixo
Por isso, como podes ver, este fluxo de trabalho desorganizado e pouco profissional pode levar a situações embaraçosas e a muitas oportunidades perdidas. Mas eu não estou sozinho. O Statistic Brain (2017) descobriu que 88% de todos os cartões de visita distribuídos acabam no cesto dos papéis em menos de uma semana.
Que opções tenho eu?
A solução mais fácil, claro, é adicionar todos estes contactos imediatamente ao teu livro de endereços favorito, por exemplo, no teu smartphone. É mais fácil falar do que fazer. O Statistic Brain (ver acima) também descobriu que apenas 9% destes 88% dos cartões de visita descartados foram previamente digitalizados. Mas porquê?
Adicionar contactos ao teu livro de endereços significará muito provavelmente digitar todos os dados relevantes à mão. Este processo leva tempo e é normalmente frustrante quando processas um grande número de cartões ao mesmo tempo. Mas não só o processo de digitalização é enfadonho, como ter certos contactos comerciais na tua agenda privada também pode confundir a tua estrutura. A maioria dos livros de endereços não tem categorias onde possas separar estes contactos ou estruturá-los de acordo com o contexto do negócio. Então, apesar de teres digitalizado a informação básica, só depois poderás encontrar o contacto pelo nome. E este é o ponto em que voltaste a perder o teu contacto.
Além disso, muitas vezes precisas de manter a representação visual do cartão de visita contigo. Porquê? O cérebro humano consegue lembrar-se da aparência de um objecto muito melhor do que apenas factos concretos. Imagina que recebes um cartão de visita verde com um logótipo branco com uma bela forma. Não seria óptimo procurar os teus últimos contactos apenas por este cartão de visita verde? É possível através da pesquisa de cartões de visita. 🥳
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Como digitalizar cartões de visita?
Existem muitas aplicações para smartphones que te permitem digitalizar os teus cartões de visita e adicioná-los a um livro de endereços. Eles usam a câmara do teu smartphone para tirar uma foto do cartão e cortá-la. A maioria delas também suporta OCR (reconhecimento óptico de caracteres), que reconhece e classifica automaticamente o texto no cartão de visita. Isto é óptimo em teoria, mas na prática é muitas vezes o lado oposto destas aplicações do leitor de cartões de visita. Como a tecnologia OCR usa algoritmos caros de aprendizagem da máquina, este serviço é normalmente limitado ou não gratuito e escondido atrás de uma placa de pagamento. Mesmo que que queiras pagar por tal funcionalidade, o que te pode poupar muito tempo, a maioria dos algoritmos ainda não são suficientemente bons. Digitalizar cartões de visita normalmente significa editar manualmente os campos de texto reconhecidos mais tarde, porque os caracteres foram reconhecidos incorrectamente ou toda uma área de texto foi classificada incorrectamente. O segundo tipo de erro é ainda mais frustrante porque normalmente não há maneira de alterar facilmente a classificação (por exemplo, trocar o nome da pessoa e o nome da empresa)
Com isto em mente, testei e analisei as ferramentas de digitalização de cartões de visita mais usadas:
ABBYY Leitor de cartões de visita
O ABBYY Business Card Reader é uma aplicação clássica de scanner que se concentra no processo de OCR. A ABBYY também oferece interfaces profissionais para outras aplicações de OCR e uma API para empresas. Portanto, as capacidades de digitalização são boas em comparação com outros concorrentes. O texto é normalmente reconhecido e classificado correctamente. No entanto, se falhar, o processo de correcção é também manual e complicado. O corte da imagem é bem implementado, mas o processamento automático das cores da imagem muda o aspecto da carta de uma forma pouco apelativa (demasiado contraste, para que as cores e os logótipos pareçam feios). Outro inconveniente é a interface do utilizador da aplicação. Parece um pouco desactualizada e funções úteis, como agrupar os teus contactos, estão escondidas. A ABBYY está disponível gratuitamente para Android e iOS, mas apenas permite a digitalização de 10 cartões. Por isso é muito provável que tenhas de pagar por uma subscrição premium, que custa 25 euros por ano.
Vantagens:
- Boas capacidades de scan
- Organiza-te em grupos
- Adicionar ao telefone e funções básicas de partilha (e-mail, SMS)
Desvantagens:
- Interface de utilizador datada
- Correcção de cor automática deficiente
- Características gratuitas muito limitadas (provavelmente terás de pagar por premium)
Página Web
CamCard
CamCard é a aplicação líder no mercado de scanners de cartões de visita. Oferece mais funcionalidades do que a ABBYY e vem com uma interface de utilizador mais agradável. As capacidades de digitalização dos cartões testados são ligeiramente piores do que as da ABBYY e há mais erros no reconhecimento e classificação de caracteres. Corrigir os erros também não é muito conveniente, por isso por vezes demora o mesmo tempo que adicionar cartões manualmente. O CamCards permite-te partilhar o teu próprio cartão e cartões digitalizados que recebeste através do WhatsApp, QR Code, etc. Por isso cria uma página de destino com a informação básica e a imagem do cartão de visita, que é visível para todos.
No plano gratuito a aplicação é capaz de digitalizar 500 cartões. O Plano Premium começa em $50 por ano.
Vantagens:
- Organiza-te em grupos
- Sincronização das Nuvens
- Melhor partilha de funcionalidades (WhatsApp, QR, etc)
Desvantagens:
- Capacidades de digitalização decente
- Correcção de cor automática deficiente
- Upgrade premium dispendioso
- Incerteza legal (partilha compatível com o GDPR?!)
Página Web
hub.cards
hub.cards é uma plataforma moderna para a troca de contactos profissionais com um cartão de visita bem desenhado que funciona tanto digital como em papel. Tornando mais fácil partilhar, armazenar e sincronizar o teu próprio cartão de visita (mesmo depois de o teres partilhado com outros). No entanto, o hub.cards também te permite digitalizar cartões de visita físicos e armazená-los na nuvem.
O processo de scan é muito preciso e a classificação do texto pode ser facilmente editada navegando através das secções relevantes. A qualidade da imagem dos cartões de visita é a melhor de todas as aplicações testadas. Os cartões guardados podem ser facilmente agrupados e podem ser acedidos a partir de qualquer dispositivo com uma ligação à Internet. O plano gratuito não está limitado ao número de scans e permite-te guardar tantos cartões de visita quantos quiseres.
Além disso, existem toneladas de grandes funcionalidades que melhoram o teu próprio cartão de visita. Como uma grande ferramenta de design com muitos modelos que podem ser personalizados com imagens e logótipos. Cada cartão de visita digital tem um endereço web pessoal para uma partilha fácil que funciona para todos, mesmo sem ter a aplicação instalada. Para além disso, existem também assinaturas de email profissionais e Zoom Background que se ligam ao teu cartão de visita digital.
A subscrição premium desbloqueia ainda mais funcionalidades como um Apple Watch App e mais opções de personalização por $24 por ano.
Vantagens:
- Grande processo de scan e classificação com correcção de erros mais rápida
- Todos os contactos estão disponíveis em Apps para iOS, Android, Windows, MacOS & Web
- Exportação de contactos escaneados com ficheiro CSV (Excel, Outlook)
- Excelentes funcionalidades de partilha (WhatsApp, QR-Code, URL-Link, Apple Watch, Assinatura de Email, Zoom, etc.)
- Análise do uso do cartão, incluindo localização e últimos visitantes
Desvantagens:
- A aplicação Android tem ainda menos opções de scan
Página Web
E é tudo?
Não, existem outras aplicações de scanners de cartões de visita que podes encontrar. Esta selecção teve a melhor pontuação quando testada com diferentes cartões. Outras aplicações scanners não diferem muito umas das outras. As três soluções apresentadas oferecem características diferentes com objectivos diferentes. Eu pessoalmente gosto mais do hub.cards porque tem um mecanismo de correcção de erros mais conveniente, uma interface de utilizador mais fresca e clara, e grupos coloridos que facilitam a categorização de cada cartão de acordo com o seu contexto (por exemplo, colega, amigos, vendedor, artesão, ...), um motor de busca rápida e uma boa integração com o meu livro de endereços do smartphone e o Outlook