Mesmo antes e especialmente durante a pandemia, as reuniões virtuais estavam em ascensão.
Este guia fornece princípios para que as reuniões virtuais tenham em mente.
Trabalhar em casa tem se tornado cada vez mais a norma para muitas empresas. A aderência à etiqueta da videoconferência no local de trabalho é, portanto, essencial. Continue lendo para aprender sobre a mais recente etiqueta de videoconferência.
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Qual é a etiqueta certa para reuniões virtuais?
Com estas dicas, você pode garantir que suas reuniões virtuais funcionem sem problemas.
Esteja sempre preparado!
Mesmo que as reuniões virtuais tenham se tornado comuns, isso não significa que você não deva se preparar. Pense sobre quais mensagens você quer transmitir, qual deve ser o fio condutor comum e em que ponto as discussões são encorajadas. Pratique suas habilidades de apresentação para se preparar para reuniões virtuais.
Mesmo os melhores palestrantes do mundo praticam suas apresentações. Aprenda as habilidades de comunicação que fizeram de Steve Jobs, por exemplo, um comunicador de classe mundial.
Sempre estabeleça uma agenda primeiro
Para que os participantes possam segui-los mais ou menos, uma agenda que foi enviada de antemão é muito útil. Os participantes que saíram da videoconferência têm a oportunidade de voltar a participar e, se necessário, estar presentes em pontos de interesse particular para eles. Isto também pode ajudar na gestão do tempo dos outros participantes.
Use um fundo virtual
Fundos virtuais podem ajudar a manter o foco no trabalho em questão, ao invés de distrações atrás de você. Por exemplo, o hub.cards oferece um gerador de fundo virtual gratuito que permite a você criar, personalizar e baixar um fundo virtual personalizado vinculado ao seu negócio digital.
Vista-se adequadamente
Assim como as reuniões no escritório, a maneira como você se veste depende do evento. Embora o código de vestuário para muitas reuniões tenha se tornado mais casual, isso nem sempre tem que ser o caso.
Independentemente do código de vestuário para sua reunião virtual, você deve sempre seguir uma regra: Evite listras e pequenos padrões, pois eles podem ser distorcidos pela câmera.
Quebra de horários
Um aspecto importante das reuniões virtuais é a velocidade com que elas falam e apresentam pontos. Entretanto, tenha cuidado para não ser muito eficiente. Agende algumas pausas para garantir que todos os envolvidos possam acompanhá-las, se possível.
Organizar o envolvimento dos participantes
Isto envolve a participação e determinar o que fazer se alguém quiser participar da conversa.
Fique em silêncio
Você já esteve em uma ligação em que alguém não foi silenciado e estava comendo batatas fritas em voz alta? O barulho de fundo pode ser incrivelmente frustrante e distrativo. Certifique-se de ficar mudo quando não estiver falando para evitar ruídos desnecessários.
Seja o último a deixar a sessão
Se você for o anfitrião, certifique-se de ser a última pessoa a deixar a videochamada. Ao permanecer na chamada, você permite que os participantes se conectem em particular após o término da chamada.
É indelicado desligar a câmera quando o Zoom está ligado?
Às vezes é difícil manter seu sorriso, ou talvez você esteja apenas tendo um dia ruim. Você pode se perguntar se é indelicado desligar a câmera. Junte-se à conversa com a câmera ligada, e deixe os outros participantes saberem que você quer desligá-la. Desta forma você pode sinalizar aos outros que você não tem intenções rudes.
Conserte sua iluminação
A iluminação pode ser problemática na maioria dos escritórios em casa. Luzes aéreas podem ser muito duras, e a colocação de janelas nem sempre é ideal. Se possível, ajuste a fonte de luz principal para que esteja diretamente na sua frente, ou considere uma luz anular barata para melhorar ainda mais a iluminação.
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O que você não deve fazer durante uma reunião virtual?
Leia mais para saber o que evitar durante sua próxima reunião.
Não verifique suas configurações
Se você nunca tocou em suas configurações antes ou se você tem o menu de configurações perfeitamente desabotoado, nós recomendamos que você verifique tudo duas vezes antes de começar sua conversa. As atualizações podem alterar as configurações padrão e desfazer algumas opções de configurações mais antigas.
Enquanto você pode mudar rapidamente algumas configurações durante a chamada, coisas como o compartilhamento de tela requerem a reinicialização do aplicativo. Não force a reunião inteira a esperar enquanto você atualiza as configurações, faça-o primeiro.
Você não checou seu vídeo antes de entrar
Se você não estiver usando um fundo virtual, sempre há uma chance de que algo por trás de você esteja mostrando que pode não ser profissional. Antes de participar de uma reunião, visualize seu vídeo e certifique-se de que ele tenha um histórico profissional.
Não olhe para si mesmo
Nós provavelmente somos todos culpados de apenas olhar para nossos próprios perfis de vídeo durante uma videoconferência. Certifique-se de se engajar com todos os participantes e prestar atenção na discussão ao invés de ficar olhando para si mesmo.
Participação tardia na reunião
E por tarde, queremos dizer na hora marcada. É melhor chegar à sala de espera um ou dois minutos mais cedo para que você possa ter certeza de que não haverá problemas técnicos antes do início da reunião.
Goma de mascar
Deve-se evitar mastigar chicletes altos em reuniões propriamente ditas. Por um lado, causa ruídos irritantes - se você mastiga com a boca aberta - e, por outro lado, é extremamente indelicado e parece pouco profissional. Portanto, é melhor jogar a chiclete fora antes da reunião.
Comece imediatamente
Uma vez que todos os participantes estejam presentes, não salte direto para dentro. Ao invés disso, reserve um momento para se dirigir e cumprimentar a todos e apresentar alguém que talvez ainda não se conheça. O início de uma reunião é o momento perfeito para quebrar o gelo.
Mudando repentinamente o tópico
As reuniões freqüentemente perseguem um determinado objetivo ou lidam com um tópico pré-definido. Todos os colegas estão sintonizados com este tópico. Este deve continuar sendo o caso. Simplesmente mudar o tópico é perturbador e contraproducente, pois isso significa que o conteúdo pretendido não pode mais ser adequadamente transmitido.
Imagens: Scott Graham , Paolo Conversanoon , Superfície em Unsplash