Reuniões supérfluas são uma perda de tempo e dinheiro, e afetam o moral do escritório. Veja aqui como tornar as reuniões mais eficazes.
Apesar de ser um aspecto essencial da colaboração no local de trabalho, as reuniões freqüentemente ocupam uma grande parte do seu tempo de trabalho. Se você está constantemente sentado em reuniões que deveriam ter sido e-mails, é hora de pensar sobre como você pode ter reuniões mais eficazes. Estas reuniões ineficazes contribuem para um desperdício estimado de 50 bilhões de dólares nos EUA a cada ano e os números estão crescendo.
Cada equipe é diferente e cada líder tem seu próprio estilo. Embora não exista uma receita única para reuniões, existem algumas regras básicas que você pode aplicar para tornar as reuniões mais eficazes.
- - -
Aqui estão algumas dicas e truques para que você esteja preparado.
A ferramenta mais importante para melhorar as reuniões da equipe é o planejamento. Ela pode economizar muitas horas de tempo depois. Há mais de uma maneira de se preparar para uma reunião.
Siga estas dicas para aprender a melhor maneira de se preparar para suas reuniões.
Transparência
Deixe sua equipe saber que você quer melhorar suas reuniões. Pergunte a eles o que eles acham que está funcionando ou não e como eles gostariam de ver as reuniões mudarem. Deixe-os saber o que você planeja mudar para que eles possam lhe dar feedback.
Lembre-se, introduzir um novo formato de reunião à sua equipe sem avisá-los primeiro pode resultar em uma reunião fracassada, mesmo que o plano seja perfeito.
Significado e propósito
A maioria de nós já participou de uma reunião sem saber a necessidade exata disso. Quer você esteja liderando a discussão ou seja apenas um membro, tome alguns minutos antes da reunião para explicar o propósito da reunião.
Se for uma reunião regularmente recorrente, certifique-se de que você realmente precisa se encontrar. Pode não haver o suficiente para falar em cada reunião, então considere pular uma reunião ou encurtar o tempo para evitar perda de tempo e frustrar os participantes.
Agenda
Uma vez que você saiba porque você está tendo uma reunião, você deve criar um esboço. Embora você não tenha que planejar a cada minuto, ter um plano geral pode ajudar tudo a correr mais suavemente e garantir que nada seja esquecido.
Programação
Não agende reuniões de uma hora só porque é mais fácil. Se você tiver sua reunião estruturada agora, você pode planejar mais facilmente quanto tempo a reunião deve durar. Algumas reuniões podem precisar durar apenas 15 minutos, enquanto outras podem demorar um pouco mais. Planejar reuniões muito longas muitas vezes leva ao desperdício de tempo ou reuniões que se desviam do tópico.
- - -
Título da reunião
Não apenas acrescente "reunião" à sua agenda. Crie seus próprios nomes significativos para suas reuniões. Nomes personalizados são mais efetivos e podem dar à sua reunião uma sensação mais positiva.
Prepare a equipe
Só porque você sabe que a necessidade de uma reunião não significa que toda a sua equipe saiba. No convite, forneça uma breve visão geral do propósito e do conteúdo da reunião. Desta forma, todos são informados e os participantes podem se preparar para quaisquer perguntas que possam ter antes da reunião.
Como começar
Passe os primeiros minutos da reunião motivando os participantes. Faça uma pergunta rápida para quebrar as coisas e incentivar o engajamento e criar uma atmosfera positiva. Uma vez que todos tenham falado, é mais fácil encorajar a colaboração à medida que a reunião avança.
Estande
Nem sempre é fácil permanecer engajado e atento durante uma reunião. Tente ter sua equipe participando da reunião enquanto está de pé. Reuniões em pé aumentam o engajamento e a produtividade e resultam em tempos de reunião mais curtos.
Limitar o número de participantes
A maioria de nós já sentamos em uma reunião e nos perguntamos por que deveríamos estar lá. Não convide todos os membros da equipe sem nenhuma razão. Considere quem são as partes interessadas e quem precisa participar de cada reunião. Ao limitar o número de participantes, você pode tornar a reunião mais eficaz e não perder o tempo de pessoas que não precisam estar presentes.
Mudança de local
Você provavelmente tem um local definido para suas reuniões. Tente fazer uma pausa do seu ambiente habitual e mudar seu time para um novo local para mudar o ritmo. Se sua equipe trabalha virtualmente, sugira uma reunião ambulante.
Distrações
Os humanos são notoriamente maus em multitarefas, e isso prejudica a sua produtividade. Antes de participar das reuniões, faça com que toda a sua equipe configure seus dispositivos para "Não Perturbe" e remova todas as distrações. Embora possa parecer impossível desligar todos os dispositivos móveis no início, todos os envolvidos serão beneficiados mais tarde.
Perguntas
As reuniões são importantes porque elas permitem a colaboração, mas sem perguntas, elas podem rapidamente se tornar unilaterais. Pare sua apresentação durante a reunião para perguntas ou deixe tempo suficiente no final para esclarecer qualquer confusão.
Acompanhamento
Com uma agenda lotada, pode ser fácil esquecer alguns detalhes importantes de uma reunião. Após a reunião, uma breve mensagem de acompanhamento pode ajudar a garantir que todos os envolvidos se lembrem dos pontos-chave.
- - -
Última dica
Especialmente em reuniões com parceiros comerciais externos, é importante deixar uma impressão duradoura após a primeira reunião. A melhor maneira de fazer isso é com um cartão de visita digital profissional. Eles não só são mais ecológicos do que seus antecessores em papel, como também se encaixam perfeitamente em nossas vidas digitais. Aqui está um exemplo de como isto pode parecer: https://hub.cards/georgina.doe
Imagens: Christina @ wocintechat.com, LinkedIn Sales Solutions on Unsplash