Jeszcze przed pandemią, a zwłaszcza w jej trakcie, coraz częściej odbywały się spotkania wirtualne.
Ten przewodnik zawiera zasady, o których należy pamiętać podczas wirtualnych spotkań.
Praca w domu staje się coraz bardziej normą dla wielu firm. Dlatego przestrzeganie etykiety wideokonferencyjnej w miejscu pracy jest niezbędne. Czytaj dalej, aby poznać najnowszą etykietę wideokonferencji.
- - -
Jaka jest właściwa etykieta podczas wirtualnych spotkań?
Dzięki tym wskazówkom możesz zapewnić sobie sprawny przebieg wirtualnych spotkań.
Zawsze bądź przygotowany!
Mimo że wirtualne spotkania stały się powszechne, nie oznacza to, że nie powinieneś się do nich przygotować. Zastanów się, jakie wiadomości chcesz przekazać, jaki powinien być wspólny wątek i w którym momencie zachęcać do dyskusji. Przećwicz swoje umiejętności prezentacji, aby przygotować się do wirtualnych spotkań.
Nawet najlepsi mówcy na świecie ćwiczą swoje prezentacje. Poznaj umiejętności komunikacyjne, które sprawiły, że Steve Jobs stał się światowej klasy komunikatorem.
Zawsze najpierw ustalaj porządek obrad
Aby uczestnicy mogli z grubsza śledzić ich przebieg, bardzo pomocna jest wcześniej rozesłana agenda. Uczestnicy, którzy opuścili wideokonferencję, mają możliwość powrotu do niej i, jeśli to konieczne, obecności w punktach, które ich szczególnie interesują. Może to również pomóc innym uczestnikom w zarządzaniu czasem.
Użyj wirtualnego tła
Wirtualne tła mogą pomóc Ci skupić się na pracy, a nie na tym, co Cię rozprasza. Na przykład hub.cards oferuje darmowy generator wirtualnych teł, który umożliwia tworzenie, dostosowywanie i pobieranie spersonalizowanych wirtualnych teł związanych z Twoją cyfrową działalnością.
Ubierz się odpowiednio
Tak jak w przypadku spotkań w biurze, sposób ubierania się zależy od wydarzenia. Chociaż dress code na wielu spotkaniach stał się bardziej swobodny, nie zawsze musi tak być.
Niezależnie od dress code'u obowiązującego podczas wirtualnego spotkania, zawsze powinieneś przestrzegać jednej zasady: Unikaj pasków i małych wzorów, ponieważ mogą one zostać zniekształcone przez kamerę.
Planowane przerwy
Ważnym aspektem spotkań wirtualnych jest szybkość mówienia i prezentowania punktów. Uważaj jednak, żeby nie być zbyt wydajnym. W miarę możliwości zaplanuj przerwy, aby wszyscy uczestnicy mogli śledzić przebieg spotkania.
Zorganizuj zaangażowanie uczestników
Wiąże się to z koniecznością zapewnienia obecności i ustalenia, co zrobić, gdy ktoś chce dołączyć do rozmowy.
Pozostań wyciszony
Czy zdarzyło Ci się kiedyś prowadzić rozmowę, w której ktoś nie był wyciszony i głośno chrupał chipsy? Hałas w tle może być bardzo frustrujący i rozpraszający. Upewnij się, że pozostajesz wyciszony, kiedy nie rozmawiasz, żeby uniknąć niepotrzebnego hałasu.
Opuszczaj sesję jako ostatni
Jeśli jesteś gospodarzem, upewnij się, że jako ostatni opuszczasz rozmowę wideo. Pozostając przy rozmowie, umożliwiasz uczestnikom prywatne połączenie się po jej zakończeniu.
Czy wyłączanie aparatu, gdy włączony jest zoom, jest niegrzeczne?
Czasami trudno jest utrzymać uśmiech na twarzy, a może po prostu masz zły dzień. Możesz się zastanawiać, czy wyłączenie kamery jest niegrzeczne. Dołącz do rozmowy z włączoną kamerą i poinformuj innych uczestników, że chcesz ją wyłączyć. W ten sposób zasygnalizujesz innym, że nie masz niegrzecznych zamiarów.
Napraw swoje oświetlenie
Oświetlenie może być problematyczne w większości domowych biur. Oświetlenie górne może być zbyt ostre, a umieszczenie okna nie zawsze jest idealne. Jeśli to możliwe, ustaw główne źródło światła tak, by znajdowało się bezpośrednio przed tobą, lub rozważ niedrogą lampę pierścieniową, która dodatkowo poprawi oświetlenie.
- - -
Czego nie powinieneś robić podczas wirtualnego spotkania?
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, czego unikać podczas kolejnego spotkania.
Nie sprawdzaj swoich ustawień
Niezależnie od tego, czy nigdy wcześniej nie dotykałeś ustawień, czy też doskonale znasz menu ustawień, zalecamy sprawdzenie wszystkiego przed rozpoczęciem rozmowy. Aktualizacje mogą zmienić ustawienia domyślne i cofnąć niektóre starsze opcje ustawień.
Niektóre ustawienia możesz szybko zmienić podczas rozmowy, ale takie rzeczy jak udostępnianie ekranu wymagają zresetowania aplikacji. Nie zmuszaj całego spotkania do czekania, aż zaktualizujesz ustawienia, zrób to najpierw.
Nie sprawdziłeś swojego filmu przed wejściem do środka
Jeśli nie używasz wirtualnego tła, zawsze istnieje szansa, że za Tobą pojawi się coś, co może nie być profesjonalne. Zanim dołączysz do spotkania, obejrzyj swój film i upewnij się, że ma on profesjonalne tło.
Nie patrz na siebie
Prawdopodobnie wszyscy jesteśmy winni tego, że podczas wideokonferencji wpatrujemy się tylko w swoje profile wideo. Upewnij się, że angażujesz się w dyskusję ze wszystkimi uczestnikami i zwracasz na nią uwagę, zamiast wpatrywać się w siebie.
Spóźniony udział w spotkaniu
Mówiąc "późno", mamy na myśli czas przewidziany na spotkanie. Najlepiej przyjść do poczekalni minutę lub dwie wcześniej, aby upewnić się, że nie ma problemów technicznych przed rozpoczęciem spotkania.
Guma do żucia
Podczas spotkań należy unikać głośnego żucia gumy. Z jednej strony powoduje ono denerwujące odgłosy - jeśli żujesz z otwartymi ustami - a z drugiej strony jest wyjątkowo niegrzeczne i wygląda nieprofesjonalnie. Lepiej więc wyrzucić gumę przed spotkaniem.
Zacznij od razu
Kiedy wszyscy uczestnicy są już obecni, nie wkraczaj od razu do akcji. Poświęć chwilę na zwrócenie się do wszystkich i przywitanie, a także przedstawienie wszystkich, którzy mogą się jeszcze nie znać. Początek spotkania to idealny moment na przełamanie lodów.
Nagła zmiana tematu
Spotkania często zmierzają do określonego celu lub poruszają z góry ustalony temat. Wszyscy koledzy i koleżanki są nastawieni na ten temat. Tak powinno pozostać. Sama zmiana tematu jest destrukcyjna i przynosi efekt odwrotny do zamierzonego, ponieważ oznacza, że zamierzona treść nie może być już odpowiednio przekazana.
Zdjęcia: Scott Graham , Paolo Conversanoon , Surface na Unsplash