Zbędne spotkania to strata czasu i pieniędzy, a ponadto wpływają one na morale w biurze. Oto jak sprawić, by spotkania były bardziej efektywne.
Mimo że spotkania są istotnym aspektem współpracy w miejscu pracy, często zajmują dużą część czasu pracy. Jeśli ciągle siedzisz na spotkaniach, które powinny być mailami, czas pomyśleć o tym, jak można prowadzić bardziej efektywne spotkania. Szacuje się, że takie nieefektywne spotkania przyczyniają się do marnowania 50 miliardów dolarów rocznie w USA, a liczba ta stale rośnie.
Każdy zespół jest inny i każdy lider ma swój własny styl. Chociaż nie ma jednej uniwersalnej recepty na spotkania, istnieją pewne podstawowe zasady, które możesz zastosować, aby spotkania były bardziej efektywne.
- - -
Oto kilka porad i wskazówek, które pomogą ci się przygotować.
Najważniejszym narzędziem usprawniającym spotkania zespołu jest planowanie. Dzięki niemu możesz zaoszczędzić wiele godzin czasu. Istnieje więcej niż jeden sposób na przygotowanie się do spotkania.
Skorzystaj z poniższych wskazówek, aby dowiedzieć się, jak najlepiej przygotować się do spotkań.
Przejrzystość
Daj znać swojemu zespołowi, że chcesz poprawić jakość spotkań. Zapytaj ich, co ich zdaniem działa lub nie działa i jak chcieliby, żeby spotkania się zmieniły. Powiedz im, co zamierzasz zmienić, aby mogli przekazać Ci swoje uwagi.
Pamiętaj, że wprowadzenie nowego formatu spotkania bez uprzedniego poinformowania o tym zespołu może skutkować nieudanym spotkaniem, nawet jeśli plan jest doskonały.
Znaczenie i cel
Większości z nas zdarzyło się uczestniczyć w spotkaniu, nie znając dokładnie jego celu. Niezależnie od tego, czy prowadzisz dyskusję, czy jesteś tylko jej uczestnikiem, poświęć kilka minut przed spotkaniem na wyjaśnienie celu spotkania.
Jeśli jest to regularnie powtarzające się spotkanie, upewnij się, że naprawdę musicie się spotkać. Może się okazać, że na każdym spotkaniu nie ma wystarczającej ilości tematów do omówienia, więc rozważ pominięcie spotkania lub skrócenie czasu, aby nie tracić czasu i nie frustrować uczestników.
Agenda
Kiedy już wiesz, po co organizujesz spotkanie, powinieneś stworzyć jego zarys. Nie musisz planować każdej minuty, ale posiadanie ogólnego planu może pomóc w sprawnym przebiegu spotkania i sprawić, że o niczym nie zapomnisz.
Harmonogram
Nie planuj godzinnych spotkań tylko dlatego, że tak jest łatwiej. Jeśli masz już ustaloną strukturę spotkania, możesz łatwiej zaplanować, jak długo ma ono trwać. Niektóre spotkania mogą trwać tylko 15 minut, inne mogą trwać nieco dłużej. Zbyt długie planowanie spotkań często prowadzi do marnowania czasu lub spotkań odbiegających od tematu.
- - -
Tytuł spotkania
Nie dodawaj po prostu "spotkania" do swojego harmonogramu. Wymyśl własne, znaczące nazwy dla swoich spotkań. Własne nazwy są bardziej skuteczne i mogą nadać spotkaniu bardziej pozytywny charakter.
Przygotuj zespół
To, że ty wiesz o potrzebie spotkania, nie oznacza, że wie to cała twoja drużyna. W zaproszeniu przedstaw krótko cel i treść spotkania. W ten sposób wszyscy będą poinformowani, a uczestnicy będą mogli przygotować się do ewentualnych pytań przed spotkaniem.
Rozpoczęcie pracy
Pierwsze kilka minut spotkania poświęć na motywowanie uczestników. Zadawaj szybkie pytania, aby przerwać spotkanie, zachęcić do zaangażowania i stworzyć pozytywną atmosferę. Kiedy wszyscy już się wypowiedzą, łatwiej jest zachęcać do współpracy w trakcie spotkania.
Strona
Nie zawsze łatwo jest zachować zaangażowanie i uwagę podczas spotkania. Spróbuj poprosić zespół, by uczestniczył w spotkaniu na stojąco. Spotkania na stojąco zwiększają zaangażowanie i wydajność oraz skracają czas spotkania.
Ograniczenie liczby uczestników
Większość z nas siedziała na spotkaniu i zastanawiała się, dlaczego powinniśmy tam być. Nie zapraszaj wszystkich członków zespołu bez powodu. Zastanów się, kim są interesariusze i kto powinien uczestniczyć w każdym spotkaniu. Ograniczając liczbę uczestników, możesz sprawić, że spotkanie będzie bardziej efektywne i nie będziesz marnować czasu osób, które nie muszą w nim uczestniczyć.
Zmiana miejsca spotkania
Prawdopodobnie masz ustalone miejsce spotkań. Spróbuj zrobić przerwę od zwykłego środowiska i przenieść zespół w nowe miejsce, aby zmienić tempo. Jeśli Twój zespół pracuje wirtualnie, zaproponuj spotkanie w formie spaceru.
Rozproszenia
Ludzie są notorycznie źli w wielozadaniowości, a to szkodzi Twojej produktywności. Przed spotkaniem poproś cały zespół, aby ustawił swoje urządzenia na "Nie przeszkadzać" i usunął wszystkie rozpraszające elementy. Choć na początku wyłączenie wszystkich urządzeń mobilnych może wydawać się niemożliwe, później wszyscy uczestnicy spotkania na tym skorzystają.
Pytania
Spotkania są ważne, ponieważ pozwalają na współpracę, ale bez pytań mogą szybko stać się jednostronne. Przerwij prezentację w trakcie spotkania, aby zadać pytania lub zostaw wystarczająco dużo czasu na koniec, aby wyjaśnić wszelkie niejasności.
Kontynuacja
W natłoku zajęć łatwo zapomnieć o ważnych szczegółach spotkania. Po spotkaniu krótka wiadomość uzupełniająca może pomóc w upewnieniu się, że wszyscy uczestnicy pamiętają o najważniejszych kwestiach.
- - -
Ostatnia wskazówka
Szczególnie podczas spotkań z zewnętrznymi partnerami biznesowymi ważne jest, by już po pierwszym spotkaniu pozostawić po sobie trwałe wrażenie. Najlepszym sposobem na to jest profesjonalna cyfrowa wizytówka. Są one nie tylko bardziej przyjazne dla środowiska niż ich papierowe poprzedniczki, ale także doskonale pasują do naszego cyfrowego życia. Oto przykład, jak może wyglądać taka wizytówka: https://hub.cards/georgina.doe
Zdjęcia: Christina @ wocintechchat.com, LinkedIn Sales Solutions na Unsplash