Istnieje wiele różnych sposobów na digitalizację wizytówek. Chciałbym przedstawić Ci krótki przegląd dobrych rozwiązań, które pozwolą Ci zaoszczędzić czas i pomogą lepiej zorganizować Twoje kontakty.
Po co w ogóle digitalizować wizytówki?
Z mojego doświadczenia wynika, że wizytówki często giną po krótkim czasie, ponieważ nie ma prostego sposobu na przechowywanie i utrzymywanie tych kontaktów. Zazwyczaj, kiedy otrzymuję wizytówkę od partnera biznesowego, wkładam ją bezpośrednio do portfela. Jeśli nie muszę się z nią natychmiast skontaktować, zostaje tam przez kilka dni. Kiedy portfel urósł do niewygodnej grubości, wizytówki lądują gdzieś na moim biurku. A kiedy trzeba posprzątać biurko, większość z nich ląduje w koszu
Jak widzisz, ten niezorganizowany, nieprofesjonalny sposób pracy może prowadzić do kłopotliwych sytuacji i wielu niewykorzystanych szans. Ale nie jestem sam. Statistic Brain (2017) odkrył, że 88% wszystkich rozdawanych wizytówek ląduje w koszu na śmieci w czasie krótszym niż tydzień.
Jakie mam możliwości?
Najprostszym rozwiązaniem jest oczywiście natychmiastowe dodanie tych wszystkich kontaktów do ulubionej książki adresowej, na przykład na smartfonie. Łatwiej powiedzieć niż zrobić. Statistic Brain (patrz wyżej) odkrył również, że tylko 9% z tych 88% wyrzuconych wizytówek zostało wcześniej zdigitalizowanych. Ale dlaczego?
Dodawanie kontaktów do książki adresowej będzie najprawdopodobniej oznaczało ręczne wpisywanie wszystkich istotnych danych. Proces ten jest czasochłonny i zwykle frustrujący przy przetwarzaniu dużej liczby kartek jednocześnie. Ale nie tylko proces cyfryzacji jest uciążliwy, ale również posiadanie pewnych kontaktów biznesowych w prywatnej książce adresowej może doprowadzić do pomylenia struktury. Większość książek adresowych nie ma kategorii, w których można by oddzielić te kontakty lub uporządkować je według kontekstu biznesowego. W takiej sytuacji, mimo że masz zdigitalizowane podstawowe informacje, będziesz mógł później znaleźć kontakt tylko po imieniu. I to jest właśnie punkt, w którym ponownie tracisz kontakt.
Ponadto często musisz mieć przy sobie wizualną reprezentację wizytówki. Dlaczego? Ludzki mózg potrafi zapamiętać wygląd obiektu znacznie lepiej niż twarde fakty. Wyobraź sobie, że otrzymujesz zieloną wizytówkę z ładnie ukształtowanym białym logo. Czy nie byłoby wspaniale przeszukać swoje ostatnie kontakty tylko pod kątem tej zielonej wizytówki? Jest to możliwe dzięki skanowaniu wizytówek. 🥳
- - -
Jak skanować wizytówki?
Istnieje wiele aplikacji na smartfony, które umożliwiają skanowanie wizytówek i dodawanie ich do książki adresowej. Wykorzystują one aparat w smartfonie do zrobienia zdjęcia wizytówki i wykadrowania go. Większość z nich obsługuje również funkcję OCR (optical character recognition), która rozpoznaje i automatycznie klasyfikuje tekst na wizytówce. W teorii jest to świetne rozwiązanie, ale w praktyce często jest to druga strona tych aplikacji do skanowania wizytówek. Ponieważ technologia OCR wykorzystuje kosztowne algorytmy uczenia maszynowego, usługa ta jest zwykle ograniczona lub nie jest darmowa i ukryta za płatną ścianą. Nawet jeśli chcesz zapłacić za taką funkcję, która może zaoszczędzić Ci wiele czasu, większość algorytmów nadal nie jest wystarczająco dobra. Skanowanie wizytówek zwykle oznacza konieczność późniejszej ręcznej edycji rozpoznanych pól tekstowych, ponieważ znaki zostały rozpoznane nieprawidłowo lub cały obszar tekstu został sklasyfikowany niepoprawnie. Drugi rodzaj błędów jest jeszcze bardziej frustrujący, ponieważ zazwyczaj nie ma możliwości łatwej zmiany klasyfikacji (np. zamiany nazwiska osoby na nazwę firmy)
Z myślą o tym przetestowałem i przeanalizowałem najczęściej używane narzędzia do skanowania wizytówek:
Czytnik wizytówek ABBYY
ABBYY Business Card Reader to klasyczna aplikacja do skanowania, która skupia się na procesie OCR. ABBYY oferuje również profesjonalne interfejsy dla innych aplikacji OCR oraz API dla firm. Dlatego możliwości skanowania są dobre w porównaniu z innymi konkurentami. Tekst jest zazwyczaj poprawnie rozpoznawany i klasyfikowany. Jeśli jednak się to nie uda, proces poprawiania jest również ręczny i uciążliwy. Kadrowanie obrazu jest ładnie zaimplementowane, ale automatyczne przetwarzanie kolorów obrazu zmienia wygląd karty w nieatrakcyjny sposób (zbyt duży kontrast, przez co kolory i logo wyglądają brzydko). Kolejną wadą jest interfejs użytkownika aplikacji. Wygląda on nieco przestarzale, a przydatne funkcje, takie jak grupowanie kontaktów, są ukryte. Aplikacja ABBYY jest dostępna za darmo dla systemów Android i iOS, ale umożliwia skanowanie tylko 10 kart. Dlatego najprawdopodobniej będziesz musiał zapłacić za subskrypcję premium, która kosztuje 25 euro rocznie.
Zalety:
- Dobre możliwości skanowania
- Organizuj się w grupach
- Dodaj do telefonu i podstawowe funkcje udostępniania (email, SMS)
Wady:
- Przestarzały interfejs użytkownika
- Słaba automatyczna korekcja kolorów
- Bardzo ograniczone darmowe funkcje (prawdopodobnie będziesz musiał zapłacić za premium)
Strona
CamCard
CamCard to wiodąca na rynku aplikacja do skanowania wizytówek. Oferuje więcej funkcji niż ABBYY i ma ładniejszy interfejs użytkownika. Możliwości skanowania testowanych kart są nieco gorsze niż w przypadku ABBYY i występuje więcej błędów w rozpoznawaniu znaków i klasyfikacji. Poprawianie błędów również nie jest zbyt wygodne, więc czasami zajmuje tyle czasu, co ręczne dodawanie kart. CamCards umożliwia udostępnianie własnych kart oraz zeskanowanych kart otrzymanych przez WhatsApp, kod QR itp. W ten sposób tworzy stronę docelową z podstawowymi informacjami i obrazem wizytówki, która jest widoczna dla wszystkich.
W planie darmowym aplikacja jest w stanie zeskanować 500 kart. Plan Premium zaczyna się od 50 dolarów za rok.
Zalety:
- Organizuj się w grupach
- Synchronizacja w chmurze
- Lepsze funkcje udostępniania (WhatsApp, QR itp.)
Wady:
- Przyzwoite możliwości skanowania
- Słaba automatyczna korekcja kolorów
- Drogie uaktualnienie premium
- Niepewność prawna (udostępnianie zgodne z GDPR?!)
Strona
hub.cards
hub.cards to nowoczesna platforma do profesjonalnej wymiany kontaktów za pomocą dobrze zaprojektowanej wizytówki, która działa zarówno w wersji cyfrowej, jak i papierowej. Ułatwia to udostępnianie, przechowywanie i synchronizowanie własnej wizytówki (nawet po udostępnieniu jej innym osobom). Jednak hub.cards umożliwia również digitalizację fizycznych wizytówek i przechowywanie ich w chmurze.
Proces skanowania jest bardzo dokładny, a klasyfikację tekstu można łatwo edytować, przechodząc przez odpowiednie sekcje. Jakość obrazu wizytówek jest najlepsza spośród wszystkich testowanych aplikacji. Zapisane wizytówki można łatwo grupować i mieć do nich dostęp z dowolnego urządzenia z połączeniem internetowym. Plan darmowy nie jest ograniczony liczbą skanów i pozwala na zapisanie dowolnej liczby wizytówek.
Dodatkowo masz do dyspozycji mnóstwo wspaniałych funkcji, dzięki którym możesz ulepszyć swoją wizytówkę. Na przykład świetne narzędzie do projektowania z wieloma szablonami, które można dostosować za pomocą zdjęć i logo. Każda cyfrowa wizytówka ma osobisty adres internetowy, co ułatwia dzielenie się nią z innymi, nawet bez zainstalowanej aplikacji. Do tego dochodzi analityka, a także profesjonalne podpisy emailowe i Zoom Background, które łączą się z Twoją cyfrową wizytówką.
Subskrypcja premium udostępnia jeszcze więcej funkcji, takich jak aplikacja na zegarek Apple Watch oraz więcej opcji personalizacji, a wszystko to za 24 dolary rocznie.
Zalety:
- Doskonały proces skanowania i klasyfikacji z szybszą korektą błędów
- Wszystkie kontakty są dostępne w aplikacjach dla iOS, Androida, Windowsa, MacOS i Internetu
- Eksport zeskanowanych kontaktów do pliku CSV (Excel, Outlook)
- Wspaniałe funkcje udostępniania (WhatsApp, QR-Code, URL-Link, Apple Watch, Email Signature, Zoom itp.)
- Analiza użytkowania karty, w tym lokalizacja i ostatnie odwiedziny
Wady:
- Aplikacja na Androida ma jeszcze mniej opcji skanowania
Strona
I to wszystko?
Nie, istnieją inne aplikacje do skanowania wizytówek, które możesz znaleźć. Ten wybór uzyskał najlepsze wyniki podczas testów z różnymi kartami. Inne aplikacje do skanowania nie różnią się zbytnio od siebie. Trzy przedstawione rozwiązania oferują różne funkcje i mają różne cele. Osobiście najbardziej lubię hub.cards, ponieważ ma wygodniejszy mechanizm korekcji błędów, świeższy i bardziej przejrzysty interfejs użytkownika, kolorowe grupy, które ułatwiają kategoryzację każdej wizytówki w zależności od kontekstu (np. kolega, przyjaciele, sprzedawca, rzemieślnik, ...), szybką wyszukiwarkę i dobrą integrację z książką adresową mojego smartfona i Outlookiem