Al vóór en vooral tijdens de pandemie waren virtuele vergaderingen in opmars.
Deze gids geeft principes voor virtuele vergaderingen om in gedachten te houden.
Thuiswerken is voor veel bedrijven meer en meer de norm geworden. Naleving van de etiquette voor videoconferenties op de werkplek is daarom essentieel. Lees verder om meer te leren over de nieuwste etiquette voor videoconferenties.
- - -
Wat is de juiste etiquette voor virtuele vergaderingen?
Met deze tips kun je ervoor zorgen dat je virtuele vergaderingen soepel verlopen.
Wees altijd voorbereid!
Ook al zijn virtuele vergaderingen gemeengoed geworden, dat wil niet zeggen dat je je niet moet voorbereiden. Bedenk welke boodschappen je wilt overbrengen, wat de rode draad moet zijn, en op welk punt discussies aangemoedigd worden. Oefen je presentatievaardigheden om je voor te bereiden op virtuele vergaderingen.
Zelfs de beste sprekers ter wereld oefenen hun presentaties. Leer de communicatieve vaardigheden die bijvoorbeeld Steve Jobs tot een communicator van wereldklasse maakten.
Stel altijd eerst een agenda op
Opdat de deelnemers ze ongeveer zouden kunnen volgen, is een vooraf verstuurde agenda erg nuttig. Deelnemers die de videoconferentie verlaten hebben, krijgen de gelegenheid opnieuw aan te schuiven en, indien nodig, aanwezig te zijn bij punten die voor hen van bijzonder belang zijn. Dit kan ook het tijdbeheer van andere deelnemers helpen.
Gebruik een virtuele achtergrond
Virtuele achtergronden kunnen je helpen je te concentreren op het werk dat je doet, in plaats van op afleidingen achter je. Zo biedt hub.cards een gratis virtuele achtergrond generator waarmee je een gepersonaliseerde virtuele achtergrond kunt maken, aanpassen en downloaden die met je digitale bedrijf te maken heeft.
Kleed je netjes
Net als bij vergaderingen op kantoor hangt het van de gebeurtenis af hoe je je kleedt. Hoewel de dresscode voor veel vergaderingen meer casual is geworden, hoeft dat niet altijd het geval te zijn.
Ongeacht de dresscode voor je virtuele bijeenkomst, moet je je altijd aan één regel houden: Vermijd strepen en kleine patronen, want die kunnen door de camera vervormd worden.
Plan pauzes
Een belangrijk aspect van virtuele vergaderingen is de snelheid waarmee men spreekt en punten presenteert. Pas echter op dat je niet te efficiënt bent. Plan zo mogelijk wat pauzes in om te zorgen dat alle betrokkenen mee kunnen volgen.
Organiseer de betrokkenheid van de deelnemers
Dit houdt in dat de aanwezigheid wordt opgenomen en dat bepaald wordt wat te doen als iemand aan het gesprek wil deelnemen.
Blijf op mute staan
Ben je ooit in een gesprek geweest waar iemand niet gedempt was en luidkeels op chips zat te kauwen? Achtergrondgeluiden kunnen ongelooflijk frustrerend en afleidend zijn. Zorg ervoor dat je gedempt blijft als je niet praat om onnodige ruis te vermijden.
Verlaat als laatste de zitting
Als je de gastheer bent, zorg er dan voor dat je de laatste bent die het videogesprek verlaat. Door in het gesprek te blijven, stel je de deelnemers in staat om na afloop van het gesprek privé met elkaar in contact te komen.
Is het onbeleefd om de camera uit te zetten als de Zoom aan staat?
Soms is het moeilijk om je glimlach op te houden, of misschien heb je gewoon een slechte dag. Je vraagt je misschien af of het onbeleefd is om de camera uit te zetten. Neem deel aan het gesprek met de camera aan, en laat de andere deelnemers weten dat je hem uit wilt zetten. Zo kun je de anderen duidelijk maken dat je geen onbeleefde bedoelingen hebt.
Repareer je verlichting
Verlichting kan in de meeste thuiskantoren problematisch zijn. Bovenlichten kunnen te fel zijn, en het plaatsen van ramen is niet altijd ideaal. Stel, indien mogelijk, de hoofdlichtbron zo in dat hij recht voor je staat, of overweeg een goedkope ringlamp om de verlichting verder te verbeteren.
- - -
Wat moet je niet doen tijdens een virtuele vergadering?
Lees verder om te leren wat je tijdens je volgende vergadering moet vermijden.
Controleer je instellingen niet
Of je je instellingen nu nog nooit aangeraakt hebt of het instellingenmenu perfect onder de knie hebt, we raden je aan alles dubbel te controleren voor je aan je gesprek begint. Updates kunnen de standaardinstellingen veranderen en sommige oudere instellingsopties ongedaan maken.
Hoewel je sommige instellingen snel tijdens het gesprek kunt veranderen, moet je voor zaken als scherm delen de app resetten. Dwing niet de hele vergadering te wachten terwijl je de instellingen bijwerkt, doe dat eerst.
Je hebt je video niet gecontroleerd voor je instapte
Als je geen virtuele achtergrond gebruikt, is er altijd een kans dat er iets achter je te zien is dat misschien niet professioneel is. Bekijk voordat je aan een vergadering deelneemt je video en zorg ervoor dat hij een professionele achtergrond heeft.
Staar niet naar jezelf
We maken ons er waarschijnlijk allemaal schuldig aan om tijdens een videoconferentie alleen maar naar ons eigen videoprofiel te staren. Zorg ervoor dat je met alle deelnemers in gesprek gaat en aandacht schenkt aan de discussie in plaats van naar jezelf te staren.
Te late deelname aan de vergadering
En met laat bedoelen we op de geplande tijd. Je kunt het beste een minuut of twee te vroeg in de wachtkamer zijn, zodat je je ervan kunt vergewissen dat er geen technische problemen zijn voor de vergadering begint.
Kauwgom
Luid kauwgom kauwen moet per se vermeden worden in vergaderingen. Enerzijds veroorzaakt het hinderlijke geluiden - als je met je mond open kauwt - en anderzijds is het uiterst onbeleefd en komt het onprofessioneel over. Het is dus beter om de kauwgom vóór de vergadering weg te gooien.
Onmiddellijk aan de slag
Zodra alle deelnemers aanwezig zijn, spring je er niet meteen in. Neem in plaats daarvan even de tijd om iedereen toe te spreken en te begroeten, en stel iedereen voor die elkaar misschien nog niet kent. Het begin van een vergadering is het perfecte moment om het ijs te breken.
Plotseling van onderwerp veranderen
Bijeenkomsten streven vaak een bepaald doel na of behandelen een vooraf bepaald onderwerp. Alle collega's zijn afgestemd op dit onderwerp. Dit moet zo blijven. Het onderwerp zomaar veranderen is storend en contraproductief, want het betekent dat de beoogde inhoud niet meer adequaat overgebracht kan worden.
Beelden: Scott Graham , Paolo Conversanoon , Surface op Unsplash