Overbodige vergaderingen zijn een verspilling van tijd en geld, en ze tasten de kantoormoraal aan. Hier is hoe je vergaderingen effectiever kunt maken.
Hoewel vergaderingen een essentieel aspect zijn van samenwerking op het werk, nemen ze vaak een groot deel van je werktijd in beslag. Als je voortdurend in vergaderingen zit die eigenlijk e-mails hadden moeten zijn, is het tijd om na te denken over hoe je effectievere vergaderingen kunt houden. Deze ondoeltreffende vergaderingen dragen elk jaar bij tot een verspilling van naar schatting $50 miljard in de V.S. en de aantallen nemen toe.
Elk team is anders en elke leider heeft zijn of haar eigen stijl. Hoewel er geen pasklaar recept voor vergaderingen bestaat, zijn er wel een paar basisregels die je kunt toepassen om vergaderingen effectiever te maken.
- - -
Hier zijn wat tips en trucs om je voor te bereiden.
Het belangrijkste hulpmiddel om teamvergaderingen te verbeteren is planning. Het kan je later vele uren tijd besparen. Er is meer dan één manier om een vergadering voor te bereiden.
Volg deze tips om te leren hoe je je vergaderingen het beste kunt voorbereiden.
Doorzichtigheid
Laat je team weten dat je je vergaderingen wilt verbeteren. Vraag hen wat ze denken dat werkt of niet werkt en hoe ze graag zouden zien dat vergaderingen veranderen. Laat ze weten wat je van plan bent te veranderen, zodat ze je feedback kunnen geven.
Onthoud dat een nieuwe vergadervorm aan je team introduceren zonder het hen eerst te vertellen kan leiden tot een mislukte vergadering, zelfs als het plan perfect is.
Betekenis en doel
De meesten van ons hebben wel eens een vergadering bijgewoond zonder precies te weten wat de bedoeling ervan was. Of je nu de discussie leidt of alleen maar lid bent, neem vóór de vergadering een paar minuten de tijd om het doel van de vergadering uit te leggen.
Als het een regelmatig terugkerende vergadering is, zorg dan dat je echt moet vergaderen. Het kan zijn dat er niet op elke vergadering genoeg te bespreken valt, dus overweeg een vergadering over te slaan of de tijd in te korten om geen tijd te verspillen en de deelnemers te frustreren.
Agenda
Als je eenmaal weet waarom je een vergadering houdt, moet je een schema maken. Hoewel je niet elke minuut hoeft te plannen, kan het hebben van een algemeen plan helpen alles soepeler te laten verlopen en ervoor zorgen dat niets vergeten wordt.
Schema
Plan niet alleen maar vergaderingen van een uur omdat dat gemakkelijker is. Als je je vergadering nu gestructureerd hebt, kun je gemakkelijker plannen hoe lang de vergadering moet duren. Sommige vergaderingen hoeven misschien maar 15 minuten te duren, terwijl andere wat langer kunnen duren. Te lange vergaderingen plannen leidt vaak tot tijdverspilling of vergaderingen die van het onderwerp afdwalen.
- - -
Titel van de bijeenkomst
Voeg niet zomaar "vergadering" aan je agenda toe. Bedenk je eigen betekenisvolle namen voor je bijeenkomsten. Eigen namen zijn effectiever en kunnen je bijeenkomst een positiever gevoel geven.
Bereid het team voor
Dat jij weet dat een vergadering nodig is, wil nog niet zeggen dat je hele team dat weet. Geef in de uitnodiging een kort overzicht van het doel en de inhoud van de vergadering. Zo is iedereen op de hoogte en kunnen de aanwezigen zich voorbereiden op eventuele vragen die ze vóór de vergadering kunnen hebben.
Aan de slag
Besteed de eerste paar minuten van de vergadering aan het motiveren van de deelnemers. Stel een snelle vraag om de boel te breken om betrokkenheid aan te moedigen en een positieve sfeer te scheppen. Als iedereen eenmaal gesproken heeft, is het gemakkelijker om samenwerking aan te moedigen naarmate de vergadering vordert.
Stand
Het is niet altijd gemakkelijk om tijdens een vergadering betrokken en aandachtig te blijven. Probeer je team staand aan de vergadering te laten deelnemen. Staande vergaderingen verhogen de betrokkenheid en productiviteit en resulteren in kortere vergadertijden.
Beperk het aantal deelnemers
De meesten van ons hebben wel eens in een vergadering gezeten en zich afgevraagd waarom we er bij moeten zijn. Nodig niet zomaar alle teamleden uit. Bedenk wie de belanghebbenden zijn en wie elke vergadering moet bijwonen. Door het aantal deelnemers te beperken, kun je de vergadering effectiever maken en geen tijd verspillen van mensen die er niet bij hoeven te zijn.
Verandering van plaats
Je hebt waarschijnlijk een vaste locatie voor je vergaderingen. Probeer eens een pauze te nemen van je gebruikelijke omgeving en je team naar een nieuwe locatie te verplaatsen om het tempo te veranderen. Als je team virtueel werkt, stel dan een wandelvergadering voor.
Afleidingen
Mensen zijn notoir slecht in multitasken, en dat schaadt je productiviteit. Laat je hele team, voordat ze vergaderingen bijwonen, hun toestellen op "Niet Storen" zetten en alle afleiding verwijderen. Hoewel het in het begin misschien onmogelijk lijkt om alle mobiele apparaten uit te zetten, zal iedereen die erbij betrokken is er later profijt van hebben.
Vragen
Vergaderingen zijn belangrijk omdat ze samenwerking mogelijk maken, maar zonder vragen kunnen ze snel eenzijdig worden. Stop je presentatie tijdens de vergadering voor vragen of laat aan het eind voldoende tijd over om eventuele verwarring op te helderen.
Vervolg
Met een drukke agenda kan het gemakkelijk zijn om enkele belangrijke details van een vergadering te vergeten. Na de vergadering kan een kort vervolgbericht helpen om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen zich de belangrijkste punten herinneren.
- - -
Laatste tip
Vooral bij ontmoetingen met externe zakenpartners is het belangrijk om na de eerste ontmoeting een blijvende indruk achter te laten. De beste manier om dat te doen is met een professioneel digitaal visitekaartje. Ze zijn niet alleen milieuvriendelijker dan hun papieren voorgangers, maar ze passen ook naadloos in ons digitale leven. Hier is een voorbeeld van hoe dat eruit zou kunnen zien: https://hub.cards/georgina.doe
Afbeeldingen: Christina @ wocintechchat.com, LinkedIn Sales Solutions op Unsplash