Er zijn veel verschillende manieren om visitekaartjes te digitaliseren. Ik wil je een kort overzicht geven van goede oplossingen die je tijd besparen en je helpen je contacten beter te organiseren.
Waarom zou je visitekaartjes überhaupt digitaliseren?
Mijn ervaring is dat visitekaartjes vaak na korte tijd verloren gaan omdat er geen eenvoudige manier is om deze contacten te bewaren en bij te houden. Normaal, als ik een visitekaartje van een zakenpartner krijg, stop ik het direct in mijn portemonnee. Als ik niet onmiddellijk contact met de persoon hoef op te nemen, blijven ze er een paar dagen in zitten. Nadat de portemonnee tot een ongemakkelijke dikte is gegroeid, belanden de visitekaartjes ergens op mijn bureau. En als het bureau opgeruimd moet worden, belanden de meeste in de prullenbak
Zoals je ziet kan deze ongeorganiseerde, onprofessionele werkstroom dus leiden tot gênante situaties en veel gemiste kansen. Maar ik ben niet de enige. Statistic Brain (2017) ontdekte dat 88% van alle uitgedeelde visitekaartjes in minder dan een week in de prullenbak belandt.
Welke opties heb ik?
De gemakkelijkste oplossing is natuurlijk om al deze contacten meteen toe te voegen aan je favoriete adresboek, bijvoorbeeld op je smartphone. Makkelijker gezegd dan gedaan. Statistic Brain (zie boven) heeft ook ontdekt dat slechts 9% van deze 88% weggegooide visitekaartjes eerder gedigitaliseerd waren. Maar waarom?
Contacten aan je adresboek toevoegen betekent waarschijnlijk dat je alle relevante gegevens met de hand moet intypen. Dit proces kost tijd en is meestal frustrerend als je een groot aantal kaarten tegelijk verwerkt. Maar niet alleen is het digitaliseringsproces vervelend, het hebben van bepaalde zakelijke contacten in je privé adresboek kan ook je structuur in de war sturen. De meeste adresboeken hebben geen categorieën waarin je deze contacten kunt scheiden of structureren volgens de zakelijke context. Dan kun je, hoewel je de basisinformatie gedigitaliseerd hebt, de contactpersoon daarna alleen nog maar op naam terugvinden. En dit is het punt waarop je je contact weer kwijt bent.
Bovendien moet je vaak de visuele weergave van het visitekaartje bij je houden. Waarom? Het menselijk brein kan het uiterlijk van een voorwerp veel beter onthouden dan alleen harde feiten. Stel je voor dat je een groen visitekaartje krijgt met een mooi gevormd wit logo erop. Zou het niet geweldig zijn om in je laatste contacten alleen naar dit groene visitekaartje te zoeken? Het is mogelijk door visitekaartjes te scannen. 🥳
- - -
Hoe visitekaartjes scannen?
Er zijn veel smartphone apps waarmee je je visitekaartjes kunt scannen en ze aan een adresboek kunt toevoegen. Ze gebruiken de camera op je smartphone om een foto van het kaartje te maken en die bij te snijden. De meeste ervan ondersteunen ook OCR (optische tekenherkenning), dat de tekst op het visitekaartje herkent en automatisch indeelt. Dit is geweldig in theorie, maar in de praktijk is het vaak de keerzijde van deze visitekaartjes scanner apps. Omdat OCR technologie dure machine leer algoritmen gebruikt, is deze dienst meestal beperkt of niet gratis en verborgen achter een betaalmuur. Zelfs als je wilt betalen voor zo'n functie, die je veel tijd kan besparen, zijn de meeste algoritmen nog steeds niet goed genoeg. Visitekaartjes scannen betekent meestal dat je de herkende tekstvelden later handmatig moet bewerken, omdat tekens verkeerd herkend werden of een heel tekstveld verkeerd geclassificeerd werd. De tweede soort fouten is nog frustrerender omdat er meestal geen manier is om de classificatie gemakkelijk te veranderen (bv. verwissel persoonsnaam & bedrijfsnaam)
Met dit in gedachten heb ik de meest gebruikte hulpmiddelen voor het scannen van visitekaartjes getest en geanalyseerd:
ABBYY visitekaartjes lezer
ABBYY Business Card Reader is een klassieke scanner app die zich richt op het OCR proces. ABBYY biedt ook professionele interfaces voor andere OCR toepassingen en een API voor bedrijven. Daarom zijn de scanmogelijkheden goed in vergelijking met andere concurrenten. De tekst wordt meestal correct herkend en geclassificeerd. Maar als het niet lukt, is het correctieproces ook handmatig en omslachtig. Het bijsnijden van afbeeldingen is mooi uitgevoerd, maar de automatische verwerking van beeldkleuren verandert het uiterlijk van de kaart op een onaantrekkelijke manier (veel te veel contrast, zodat kleuren en logo's er lelijk uitzien). Een ander minpunt is de gebruikersinterface van de app. Het ziet er een beetje verouderd uit en nuttige functies, zoals het groeperen van je contacten, zijn verborgen. ABBYY is gratis beschikbaar voor Android en iOS, maar je kunt er maar 10 kaarten mee scannen. Je zult dus hoogstwaarschijnlijk moeten betalen voor een premium abonnement, dat €25 per jaar kost.
Voordelen:
- Goede scanmogelijkheden
- Organiseer in groepen
- Toevoegen aan telefoon & basisfuncties voor delen (e-mail, sms)
Nadelen:
- Verouderde gebruikersinterface
- Slechte automatische kleurcorrectie
- Zeer beperkte gratis functies (je zult waarschijnlijk voor premium moeten betalen)
Website
CamCard
CamCard is de toonaangevende visitekaartjes scanner app op de markt. Het biedt meer mogelijkheden dan ABBYY en heeft een mooiere gebruikersinterface. De scanmogelijkheden van de geteste kaarten zijn iets slechter dan die van ABBYY en er zijn meer fouten in de tekenherkenning en classificatie. Het corrigeren van de fouten is ook niet erg handig, zodat het soms even lang duurt als het handmatig toevoegen van kaarten. Met CamCards kun je je eigen kaart delen en gescande kaarten die je ontvangen hebt via WhatsApp, QR Code, enz. Daarom maakt het een landingspagina met de basisinformatie en de afbeelding van het visitekaartje, die voor iedereen zichtbaar is.
In het gratis plan kan de app 500 kaarten scannen. Het Premium Plan begint bij $50 per jaar.
Voordelen:
- Organiseer in groepen
- Synchronisatie op de Wolk
- Betere mogelijkheden om te delen (WhatsApp, QR, enz.)
Nadelen:
- Fatsoenlijke scanmogelijkheden
- Slechte automatische kleurcorrectie
- Dure premium upgrade
- Juridische onzekerheid (GDPR-compliant delen?!)
Website
hub.kaarten
hub.cards is een modern platform voor de professionele uitwisseling van contacten met een goed ontworpen visitekaartje dat zowel digitaal als op papier werkt. Zo wordt het gemakkelijker je eigen visitekaartje te delen, op te slaan en te synchroniseren (ook nadat je het met anderen gedeeld hebt). Met hub.cards kun je echter ook fysieke visitekaartjes digitaliseren en in de cloud opslaan.
Het scanproces is zeer nauwkeurig en de indeling van de tekst kan gemakkelijk bewerkt worden door door de relevante secties te navigeren. De beeldkwaliteit van de visitekaartjes is de beste van alle geteste apps. De opgeslagen kaarten kunnen gemakkelijk gegroepeerd worden en zijn toegankelijk vanaf elk toestel met een internetverbinding. Het gratis plan is niet beperkt tot het aantal scans en stelt je in staat zoveel visitekaartjes op te slaan als je wilt.
Bovendien zijn er tal van leuke functies om je eigen visitekaartje te verbeteren. Zoals een geweldig ontwerpgereedschap met vele sjablonen die je met afbeeldingen en logo's kunt aanpassen. Elk digitaal visitekaartje heeft een persoonlijk webadres om gemakkelijk te delen, dat voor iedereen werkt, zelfs zonder dat de app geïnstalleerd is. Bovendien zijn er analyses en professionele e-mail handtekeningen en Zoom Achtergrond die naar je digitale visitekaartje linken.
Het premium abonnement ontsluit nog meer functies zoals een Apple Watch App en meer personalisatiemogelijkheden voor $24 per jaar.
Voordelen:
- Geweldig scan- en classificatieproces met snellere foutcorrectie
- Alle contacten zijn beschikbaar op Apps voor iOS, Android, Windows, MacOS & Web
- Uitvoer van gescande contacten met CSV bestand (Excel, Outlook)
- Geweldige mogelijkheden om te delen (WhatsApp, QR-Code, URL-Link, Apple Watch, E-mail handtekening, Zoom enz.)
- Analytics van kaartgebruik, inclusief locatie en laatste bezoekers
Nadelen:
- De Android app heeft nog minder scanmogelijkheden
Website
En dat is alles?
Nee, er zijn andere visitekaartjes scanner apps die je kunt vinden. Deze selectie scoorde het best toen hij getest werd met verschillende kaarten. Andere scanner apps verschillen niet al te veel van elkaar. De drie gepresenteerde oplossingen bieden verschillende functies met verschillende doelen. Ik vind persoonlijk hub.cards het beste omdat het een handiger foutcorrectie mechanisme heeft, een frissere en duidelijker gebruikersinterface, en kleurrijke groepen die het gemakkelijk maken om elk kaartje te categoriseren volgens zijn context (bv. collega, vrienden, verkoper, vakman, ...), een snelle zoekmachine en een goede integratie met mijn smartphone adresboek en Outlook