パンデミック以前から、特にパンデミック時には、バーチャルミーティングが増加しました。
このガイドでは、バーチャルミーティングで留意すべき原則を紹介しています。
多くの企業で在宅勤務が当たり前になりつつある。そのため、職場のテレビ会議マナーの遵守は欠かせません。最新のテレビ会議マナーについてご紹介します。
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バーチャルミーティングの正しいマナーとは？
これらのヒントを参考に、バーチャル・ミーティングを円滑に進めてください。
常に準備万端!
バーチャルミーティングが一般的になったとはいえ、準備をしないわけにはいきません。伝えたいメッセージは何か、共通項は何か、どの時点でディスカッションが推奨されるのか、などを考えておきましょう。バーチャル・ミーティングに備え、プレゼンテーションの練習をしましょう。
世界一のスピーカーも、プレゼンの練習をしている。例えば、スティーブ・ジョブズが世界的なコミュニケーターになったコミュニケーションスキルを学びましょう。
常に最初にアジェンダを設定する
参加者がおおよそそれに沿うようにするためには、事前に送付されたアジェンダが非常に有効である。ビデオ会議を途中退席した参加者にも再参加の機会があり、必要であれば、特に関心のあるポイントに立ち会うことができる。これは、他の参加者の時間管理にも役立つ。
仮想背景を使用する
バーチャルな背景を利用することで、背後にある雑念を排除し、目の前の仕事に集中することができます。例えば、hub.cardsでは、あなたのデジタルビジネスに関連するバーチャルな背景を作成、カスタマイズ、ダウンロードすることができる無料のバーチャル背景ジェネレーターを提供しています。
正しい服装をする
オフィスでの会議と同じように、服装はイベントによって異なります。多くの会議のドレスコードはカジュアルになってきていますが、必ずしもそうである必要はありません。
バーチャル会議のドレスコードにかかわらず、必ず1つのルールを守ってください。ストライプや小さな模様は、カメラで歪んでしまうので避けましょう。
スケジュール休憩
バーチャルミーティングにおいて重要なのは、発言やポイント提示のスピードです。ただし、効率的になりすぎないように注意しましょう。できれば、関係者全員がフォローできるよう、休憩時間を設けるとよいでしょう。
参加者の巻き込み方を整理する
これは、出欠を取ったり、会話に参加したい人がいた場合にどうするかを決めたりすることです。
ミュートのまま
通話中に誰かがミュートをかけておらず、大声でポテトチップスを食べていたことはありませんか？バックグラウンドノイズは、非常にイライラさせられ、気が散ってしまうものです。不要なノイズを避けるために、話していないときはミュートにしておくようにしましょう。
セッションを最後に退出する
あなたが司会者の場合、あなたがビデオ通話を終了する最後の人であることを確認してください。通話を続けることで、通話終了後に参加者が個人的に接続できるようになります。
ZoomがONの時にカメラをOFFにするのは失礼ですか？
笑顔を絶やせないときや、嫌なことがあったとき。カメラをオフにするのは失礼なのではと思うかもしれません。カメラをつけたまま会話に参加し、他の参加者にカメラをオフにすることを伝えましょう。こうすることで、相手に失礼のないように合図することができます。
照明器具を修理する
ホームオフィスでは、照明に悩まされることが少なくありません。オーバーヘッドライトはきつすぎるし、窓の位置も必ずしも理想的とは限りません。可能であれば、メインの光源が目の前に来るように調整するか、安価なリングライトでさらに照明を改善することを検討してください。
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バーチャルミーティング中にやってはいけないこととは？
次の会議で避けるべきことについては、続きをお読みください。
設定を確認しない
これまで一度も設定を触ったことがない方も、設定メニューを完璧に使いこなしている方も、会話を始める前にすべてを再確認しておくことをおすすめします。アップデートによってデフォルトの設定が変更されたり、古い設定オプションが元に戻されたりすることがあります。
通話中にすぐに変更できる設定もありますが、画面共有などはアプリをリセットする必要があります。設定を更新している間、会議全体を無理に待たせることはせず、先に更新してください。
乗る前にビデオをチェックしなかったのか
バーチャルな背景を使用していない場合、あなたの背後にプロフェッショナルではない何かが映っている可能性が常にあります。会議に参加する前に、ビデオをプレビューして、プロフェッショナルな背景があることを確認してください。
自分を見つめてはいけない
ビデオ会議中に自分のビデオプロファイルを見つめることは、おそらく誰もが罪の意識を感じていることでしょう。自分自身を見つめるのではなく、参加者全員と関わり、議論に注意を払うようにしましょう。
会議への遅刻
遅刻というのは、予定時刻にということです。会議が始まる前に技術的な問題がないことを確認するために、1、2分前に控え室に行くのがベストです。
チューインガム
会議中に大きな声でガムを噛むこと自体、避けるべきでしょう。口を開けたまま噛むと、迷惑な音がする一方で、非常に失礼であり、プロらしくない印象を与えます。ですから、会議の前にガムを捨てておくのがよいでしょう。
すぐに始める
参加者が全員揃ったところで、すぐに始めないようにしましょう。その代わり、全員に挨拶をして、まだお互いを知らない人は紹介する時間をとりましょう。会議の冒頭は打ち解けるのに絶好の機会です。
突然の話題転換
会議では、ある目標を追求したり、あらかじめ決められたトピックを扱うことが多い。同僚は皆、この話題に同調している。この状態を維持する必要があります。単にトピックを変更するだけでは、意図した内容が十分に伝わらなくなるため、混乱を招き、逆効果となります。
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