無駄な会議は、時間とお金の無駄であり、オフィスのモラルにも影響します。ここでは、会議をより効果的にする方法を紹介します。
職場のコラボレーションに欠かせない存在であるにもかかわらず、ミーティングが業務時間の大部分を占めていることがよくあります。もしあなたが、電子メールで済むはずの会議にいつも出席しているのなら、どうすればもっと効果的な会議を行えるかを考える時です。このような非効率的な会議のために、米国では毎年500億ドルの無駄遣いが発生していると言われており、その数は増加傾向にあります。
チームにはそれぞれ個性があり、リーダーにはそれぞれのスタイルがあります。会議に万能のレシピはありませんが、会議をより効果的にするために適用できる基本的なルールがいくつかあります。
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ここでは、その心構えをご紹介します。
チームミーティングを改善するための最も重要なツールは、プランニングです。後で何時間も時間を節約することができます。会議の準備をする方法は1つではありません。
以下のヒントを参考に、会議に最適な準備を行ってください。
透明性
ミーティングを改善したいことをチームに伝える。うまくいっていること、うまくいっていないこと、会議をどのように変えたいかを聞いてみましょう。何を変更する予定かを伝え、フィードバックが得られるようにする。
チームに黙って新しい会議形式を導入すると、たとえ計画が完璧であっても、失敗する可能性があることを忘れないでください。
意味・目的
ほとんどの人は、その必要性を正確に把握しないまま会議に出席したことがあると思います。あなたが議論をリードする場合でも、単なるメンバーである場合でも、会議の前に数分かけて、会議の目的を説明しましょう。
定期的に開催される会議の場合は、本当に会議をする必要があるかどうかを確認する。毎回の会議で話すことが十分でない場合もあるので、時間の無駄や参加者の不満を避けるために、会議を省略したり、時間を短くすることを検討しましょう。
アジェンダ
なぜ会議をするのかがわかったら、アウトラインを作成する必要があります。すべての時間を計画する必要はありませんが、大まかな計画を立てることで、すべてがよりスムーズに進み、忘れ物がなくなるでしょう。
スケジュール
簡単だからといって、1時間のミーティングを予定するのはやめましょう。今、会議の構成が決まっていれば、会議の長さをより簡単に計画することができます。15分で済む会議もあれば、もう少し長くかかる会議もあるでしょう。あまりに長い会議を計画すると、無駄な時間がかかったり、会議が脱線したりすることがあります。
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会議名
スケジュールにただ「会議」を追加するだけではいけません。会議には、自分なりの意味のある名前をつけましょう。カスタムネームはより効果的で、ミーティングをよりポジティブなものにすることができます。
チームの準備
あなたが会議の必要性を知っているからと言って、チーム全員が知っているとは限りません。招待状には、会議の目的と内容を簡単に説明しましょう。こうすることで、全員に情報が伝わり、出席者は会議の前に質問事項を準備することができます。
はじめに
会議の最初の数分間は、参加者のモチベーションを高めることに費やす。簡単な質問をして場を和ませることで、参加意欲を高め、前向きな雰囲気を作りましょう。全員が発言すれば、会議が進むにつれてコラボレーションを促進しやすくなります。
スタンド
会議の間中、集中力を持続させるのは容易なことではありません。そこで、立ったまま会議に参加する方法を試してみてください。スタンディングミーティングは、参加率と生産性を高め、会議時間の短縮につながります。
参加人数の制限
私たちの多くは、会議の席で、なぜ自分がそこにい なければならないのかと考えたことがあるはずです。理由もなくチームメンバー全員を招待するのはやめましょう。利害関係者は誰か、そして各会議に出席する必要があるのは誰かを考えてみてください。参加者を限定することで、会議をより効果的にすることができ、出席する必要のない人の時間を無駄にすることもありません。
会場変更
ミーティングを行う場所は決まっているのではないでしょうか。いつもの環境から離れ、新しい場所に移動して、ペースを変えてみましょう。バーチャルで仕事をしているチームなら、ウォーキングミーティングを提案してみてはいかがでしょう。
ディストラクション
人間はマルチタスクが苦手で、生産性を低下させます。会議に出席する前に、チーム全員に自分のデバイスを「Do Not Disturb」に設定させ、気が散るものをすべて取り除いてもらいましょう。最初はすべてのモバイル機器をオフにするのは不可能に思えるかもしれませんが、関係者全員が後で利益を得ることができます。
ご質問
会議は共同作業ができるため重要ですが、質問がなければ、すぐに一方的なものになってしまいます。会議の途中で質問をするためにプレゼンテーションを中断したり、混乱を解消するために最後に十分な時間を残したりしてください。
フォローアップ
多忙なスケジュールの中、会議の重要な内容を忘れてしまうことはよくあることです。会議終了後、簡単なフォローアップメッセージを送ることで、関係者全員が重要なポイントを覚えていることを確認することができます。
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最後のヒント
特に社外のビジネスパートナーとの会議では、初対面の印象を残すことが重要です。そのための最良の方法は、プロフェッショナルなデジタル名刺です。紙の名刺に比べて環境にやさしいだけでなく、私たちのデジタルライフにシームレスにフィットします。以下はその一例です。https://hub.cards/georgina.doe
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