名刺をデジタル化する方法はさまざまです。時間を節約し、連絡先をよりよく整理するのに役立つ良い解決策を簡単に紹介したいと思います。
なぜ、名刺をデジタル化するのか？
私の経験では、名刺は短期間で紛失することが多いのですが、それはこの連絡先を保存し、維持する簡単な方法がないからです。通常、私は取引先から名刺をもらうと、そのまま財布に入れる。すぐに連絡を取る必要がなければ、数日はそのままにしておきます。財布の厚みが気になるくらいになると、名刺は机の上に置かれることになる。そして、机の上が片付くと、そのほとんどがゴミ箱行きになる。
このように、整理されていない、プロフェッショナルではないワークフローは、恥ずかしい状況や多くのチャンスを逃すことにつながります。しかし、私一人ではありません。統計ブレイン（2017年）の調べによると、配布された名刺の88％が1週間以内に紙くずカゴに入るそうです。
どのような選択肢があるのでしょうか？
もちろん、最も簡単な解決策は、これらの連絡先をすべて、スマートフォンなどのお気に入りのアドレス帳にすぐに追加することです。言うは易し、行うは難し。統計ブレイン（前出）の調べでは、この88％の捨てられた名刺のうち、以前デジタル化されたものはわずか9％しかないことも判明しています。でも、なぜでしょう？
アドレス帳に連絡先を追加する場合、ほとんどの場合、関連するデータをすべて手書きで入力することになります。この作業には時間がかかり、一度に大量のカードを処理する場合は通常、イライラします。しかし、デジタル化作業が面倒なだけでなく、プライベートなアドレス帳に特定のビジネス上の連絡先があると、構造が混乱する可能性があります。ほとんどのアドレス帳には、これらの連絡先を分けたり、ビジネスの状況に応じて構造化したりできるようなカテゴリがないのです。これでは、せっかく基本情報をデジタル化したのに、後から名前でしか連絡先を見つけられなくなってしまいます。これでは、また連絡先を失ってしまいます。
さらに、名刺という視覚的な表現物を手元に置いておく必要があることも多い。なぜか？人間の脳は、確固たる事実だけよりも、物の外観をずっとよく記憶することができるのです。きれいな形の白いロゴが入った緑色の名刺を受け取ったと想像してください。この緑色の名刺だけを頼りに、直近の連絡先を検索することができたら素晴らしいと思いませんか？名刺をスキャンすることで、それが可能になります。🥳
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名刺をスキャンするには？
名刺をスキャンしてアドレス帳に追加できるスマートフォンのアプリがたくさんあります。これらは、スマートフォンのカメラを使って名刺を撮影し、トリミングします。また、ほとんどのアプリはOCR（光学式文字認識）に対応しており、名刺の文字を認識して自動的に分類してくれます。これは理論的には素晴らしいことですが、実際にはこれらの名刺スキャナアプリの裏返しであることが多いのです。OCR技術は高価な機械学習アルゴリズムを使用しているため、このサービスは通常、制限されているか、無料ではなく、有料ウォールの後ろに隠されています。多くの時間を節約できるこのような機能にお金を払いたいとしても、ほとんどのアルゴリズムはまだ十分ではありません。名刺をスキャンすると、文字が正しく認識されなかったり、テキストエリア全体が誤って分類されたりして、認識したテキストフィールドを後で手作業で編集することになるのが普通です。2番目のタイプのエラーは、通常、分類を簡単に変更する方法がないため、さらにイライラさせられます (例: 個人名と会社名を入れ替える)
そんな思いから、最も使われている名刺スキャンツールをテストし、分析しました。
ABBYY名刺リーダー
ABBYY Business Card Reader は、OCR 処理に重点を置いた古典的なスキャナー アプリです。ABBYYは、他のOCRアプリケーションのためのプロフェッショナルなインターフェイスや、企業向けのAPIも提供しています。そのため、他の競合製品と比較して、スキャン機能は良好です。通常、テキストは正しく認識され、分類されます。しかし、失敗した場合は、修正プロセスも手作業で面倒です。画像のトリミングはうまく実装されていますが、画像の色の自動処理により、カードの見た目が見苦しく変化します（コントラストが高すぎるため、色やロゴが醜く見えてしまいます）。もう一つの欠点は、アプリのユーザーインターフェイスです。連絡先のグループ化など、便利な機能が隠されており、少し時代遅れな印象があります。ABBYYは、AndroidとiOSで無料で利用できますが、10枚のカードしかスキャンできません。そのため、ほとんどの場合、年間25ユーロのプレミアムサブスクリプションを支払う必要があります。
メリット
- 良好なスキャン機能
- グループでの整理整頓
- 電話への追加＆基本的な共有機能（メール、SMS）
デメリット
- 旧来のユーザーインターフェース
- 自動色補正の不具合
- 無料の機能は非常に限られている（おそらくプレミアムを購入する必要がある）
ウェブサイト
カムカード
CamCardは、市場でも有数の名刺スキャナアプリです。ABBYYよりも多くの機能を提供し、より素敵なユーザーインターフェイスを備えています。テストしたカードのスキャン能力はABBYYよりやや劣り、文字認識や分類のエラーも多くなります。エラーの修正もあまり便利ではないので、カードを手動で追加するのと同じくらいの時間がかかることがあります。CamCardsは、自分のカードやスキャンしたカードをWhatsAppやQRコードなどで共有することができる。そのため、基本情報と名刺の画像を掲載したランディングページを作成し、誰にでも見えるようにします。
無料プランでは、アプリは500枚のカードをスキャンすることができます。プレミアムプランは年間50ドルからです。
メリット
- グループでの整理整頓
- クラウド同期
- 共有機能の向上（WhatsApp、QRなど）
デメリット
- まともなスキャン機能
- 自動色補正の不具合
- 高価なプレミアムアップグレード
- 法的不確実性（GDPRに準拠した共有か！？）
ウェブサイト
ハブカード
hub.cardsは、デジタルでも紙でも使えるデザイン性の高い名刺で、プロフェッショナルな連絡先交換を実現するモダンなプラットフォームです。自分の名刺を（他の人と共有した後でも）簡単に共有、保存、同期できるようにします。しかし、hub.cardsでは物理的な名刺をデジタル化し、クラウドに保存することも可能です。
スキャン処理は非常に正確で、テキストの分類は関連するセクションをナビゲートすることで簡単に編集することができます。名刺の画質は、テストしたすべてのアプリの中で最高です。保存された名刺は簡単にグループ化でき、インターネットに接続されているどのデバイスからでもアクセスできます。無料プランではスキャン回数に制限がなく、好きなだけ名刺を保存することができます。
さらに、あなた自身の名刺を強化する素晴らしい機能のトンがあります。画像やロゴでカスタマイズできる多くのテンプレートを備えた素晴らしいデザインツールのように。各デジタル名刺には個人のウェブアドレスがあり、アプリをインストールしなくても、誰でも簡単に共有することができます。さらに、デジタル名刺にリンクしたプロフェッショナルなメール署名やズーム背景などの分析機能もあります。
プレミアム会員になると、Apple Watchアプリやパーソナライズのオプションなど、さらに多くの機能が利用できるようになり、年間24ドルで利用できます。
メリット
- 優れたスキャンと分類処理、より速いエラー訂正
- すべてのコンタクトは、iOS、Android、Windows、MacOS、Web用のアプリで利用可能です。
- スキャンした連絡先をCSVファイル（Excel、Outlook）で書き出し。
- 優れた共有機能（WhatsApp、QR-Code、URL-Link、Apple Watch、Email Signature、Zoom etc.）
- 所在地や最終訪問者などのカード利用状況の分析
デメリット
- Androidアプリは、まだスキャンオプションが少ない
ウェブサイト
それで終わり？
いいえ、あなたが見つけることができる他のビジネスカードスキャナアプリがあります。このセレクションは、異なるカードでテストしたときに最高のスコアを記録しました。他のスキャナアプリは、お互いにあまり大きな違いはありません。今回紹介した3つのソリューションは、それぞれ異なる目的を持った機能を提供しています。個人的にはhub.cardsが一番好きです。なぜなら、より便利なエラー修正メカニズム、より新鮮でわかりやすいユーザーインターフェース、文脈に応じて各名刺を簡単に分類できるカラフルなグループ（例：同僚、友人、販売員、職人、・・・）、高速検索エンジン、私のスマートフォンアドレス帳やOutlookとの優れた統合が備わっていることです。