Anche prima e soprattutto durante la pandemia, le riunioni virtuali erano in aumento.
Questa guida fornisce i principi da tenere a mente per le riunioni virtuali.
Lavorare da casa è diventato sempre più la norma per molte aziende. Il rispetto del galateo della videoconferenza sul posto di lavoro è quindi essenziale. Continua a leggere per conoscere il più recente galateo della videoconferenza.
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Qual è il giusto galateo per le riunioni virtuali?
Grazie a questi consigli, potrai assicurarti che le tue riunioni virtuali si svolgano senza problemi.
Sii sempre preparato!
Anche se le riunioni virtuali sono diventate comuni, questo non significa che non dovresti prepararti. Pensa a quali messaggi vuoi trasmettere, a quale dovrebbe essere il filo conduttore e a quale punto della discussione è incoraggiato. Esercita le tue capacità di presentazione per prepararti alle riunioni virtuali.
Anche i migliori oratori del mondo si esercitano nelle loro presentazioni. Impara le abilità comunicative che hanno reso Steve Jobs, ad esempio, un comunicatore di livello mondiale.
Stabilisci sempre prima un'agenda
Affinché i partecipanti possano seguirli in modo approssimativo, è molto utile un'agenda inviata in anticipo. I partecipanti che hanno abbandonato la videoconferenza hanno la possibilità di rientrare e, se necessario, di essere presenti nei punti di loro particolare interesse. Questo può anche aiutare gli altri partecipanti a gestire il tempo.
Usa uno sfondo virtuale
Gli sfondi virtuali possono aiutarti a concentrarti sul lavoro da svolgere piuttosto che sulle distrazioni alle tue spalle. Ad esempio, hub.cards offre un generatore di sfondi virtuali gratuito che ti permette di creare, personalizzare e scaricare uno sfondo virtuale personalizzato legato alla tua attività digitale.
Vestiti in modo adeguato
Proprio come per le riunioni in ufficio, il modo di vestirsi dipende dall'evento. Anche se il codice di abbigliamento per molte riunioni è diventato più casual, non è sempre così.
Indipendentemente dal codice di abbigliamento per la tua riunione virtuale, devi sempre seguire una regola: Evita le righe e i piccoli motivi, perché possono essere distorti dalla telecamera.
Programma le pause
Un aspetto importante delle riunioni virtuali è la velocità con cui si parla e si presentano i punti. Tuttavia, fai attenzione a non essere troppo efficiente. Se possibile, pianifica delle pause per garantire che tutti i partecipanti possano seguire il discorso.
Organizzare il coinvolgimento dei partecipanti
Questo comporta la rilevazione delle presenze e la determinazione di cosa fare se qualcuno vuole unirsi alla conversazione.
Rimani in muto
Ti è mai capitato di partecipare a una telefonata in cui qualcuno non era silenzioso e sgranocchiava ad alta voce delle patatine? Il rumore di fondo può essere incredibilmente frustrante e distraente. Assicurati di rimanere in muto quando non stai parlando per evitare rumori inutili.
Essere l'ultimo a lasciare la sessione
Se sei il conduttore, assicurati di essere l'ultima persona a lasciare la videochiamata. Rimanendo nella chiamata, permetti ai partecipanti di connettersi privatamente dopo la fine della chiamata.
È scortese spegnere la fotocamera quando lo Zoom è attivo?
A volte è difficile mantenere il sorriso, o forse stai semplicemente passando una brutta giornata. Potresti chiederti se sia scortese spegnere la videocamera. Partecipa alla conversazione con la videocamera accesa e comunica agli altri partecipanti che vuoi spegnerla. In questo modo puoi segnalare agli altri che non hai intenzioni scortesi.
Sistema l'illuminazione
L'illuminazione può essere problematica nella maggior parte degli uffici domestici. Le luci frontali potrebbero essere troppo forti e la posizione delle finestre non è sempre ideale. Se possibile, regola la fonte di luce principale in modo che sia direttamente di fronte a te, oppure prendi in considerazione una luce anulare economica per migliorare ulteriormente l'illuminazione.
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Cosa non dovresti fare durante una riunione virtuale?
Continua a leggere per sapere cosa evitare durante la tua prossima riunione.
Non controllare le impostazioni
Sia che tu non abbia mai toccato le impostazioni, sia che tu conosca perfettamente il menu delle impostazioni, ti consigliamo di ricontrollare tutto prima di iniziare la conversazione. Gli aggiornamenti possono modificare le impostazioni predefinite e annullare alcune vecchie opzioni.
Sebbene sia possibile modificare rapidamente alcune impostazioni durante la telefonata, per cose come la condivisione dello schermo è necessario resettare l'applicazione. Non costringere l'intera riunione ad aspettare mentre aggiorni le impostazioni, fallo prima.
Non hai controllato il tuo video prima di entrare in casa
Se non utilizzi uno sfondo virtuale, c'è sempre la possibilità che dietro di te si veda qualcosa di non professionale. Prima di partecipare a una riunione, guarda l'anteprima del tuo video e assicurati che abbia uno sfondo professionale.
Non fissare te stesso
Probabilmente siamo tutti colpevoli di fissare i nostri profili video durante una videoconferenza. Assicurati di interagire con tutti i partecipanti e di prestare attenzione alla discussione invece di fissare te stesso.
Partecipazione tardiva alla riunione
E per ritardo intendiamo l'orario previsto. È meglio arrivare in sala d'attesa un minuto o due prima, in modo da assicurarsi che non ci siano problemi tecnici prima dell'inizio della riunione.
Gomma da masticare
Il masticare rumorosamente una gomma dovrebbe essere evitato durante le riunioni. Da un lato provoca rumori fastidiosi - se mastichi con la bocca aperta - e dall'altro è estremamente maleducato e poco professionale. Quindi è meglio buttare via la gomma prima della riunione.
Inizia subito a lavorare
Una volta che tutti i partecipanti sono presenti, non entrare subito nel vivo della discussione. Prenditi invece un momento per rivolgere un saluto a tutti e per presentare chi non si conosce ancora. L'inizio di una riunione è il momento perfetto per rompere il ghiaccio.
Cambiare improvvisamente argomento
Le riunioni spesso perseguono un determinato obiettivo o trattano un argomento predefinito. Tutti i colleghi sono in sintonia con questo argomento. Questo dovrebbe rimanere tale. Cambiare semplicemente l'argomento è dirompente e controproducente, perché significa che il contenuto previsto non può più essere trasmesso in modo adeguato.
Immagini: Scott Graham , Paolo Conversanoon , Surface su Unsplash