Le riunioni superflue sono uno spreco di tempo e denaro e incidono sul morale dell'ufficio. Ecco come rendere le riunioni più efficaci.
Nonostante siano un aspetto essenziale della collaborazione sul posto di lavoro, le riunioni spesso occupano gran parte del tuo tempo lavorativo. Se partecipi costantemente a riunioni che avrebbero dovuto essere e-mail, è il momento di pensare a come organizzare riunioni più efficaci. Queste riunioni inefficaci contribuiscono allo spreco di circa 50 miliardi di dollari negli Stati Uniti ogni anno e i numeri sono in crescita.
Ogni team è diverso e ogni leader ha il suo stile. Anche se non esiste una ricetta unica per le riunioni, ci sono alcune regole di base che puoi applicare per rendere le riunioni più efficaci.
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Ecco alcuni suggerimenti e trucchi per prepararti al meglio.
Lo strumento più importante per migliorare le riunioni di squadra è la pianificazione. Può farti risparmiare molte ore di tempo in seguito. Esiste più di un modo per preparare una riunione.
Segui questi consigli per imparare a prepararti al meglio per le tue riunioni.
Trasparenza
Fai sapere al tuo team che vuoi migliorare le riunioni. Chiedi loro cosa pensano che funzioni o non funzioni e come vorrebbero che le riunioni cambiassero. Fagli sapere cosa intendi cambiare in modo che possano darti un feedback.
Ricorda che introdurre un nuovo formato di riunione al tuo team senza informarlo prima potrebbe portare a un fallimento della riunione, anche se il piano è perfetto.
Significato e scopo
Molti di noi hanno partecipato a una riunione senza conoscerne l'esatta necessità. Sia che tu stia guidando la discussione o che tu sia solo un membro, prenditi qualche minuto prima della riunione per spiegare lo scopo dell'incontro.
Se si tratta di una riunione che si ripete regolarmente, assicurati che sia davvero necessario riunirsi. È possibile che non ci sia abbastanza da discutere in ogni riunione, quindi prendi in considerazione l'idea di saltare una riunione o di accorciarne l'orario per evitare di perdere tempo e frustrare i partecipanti.
Agenda
Una volta capito il motivo della riunione, devi creare una scaletta. Anche se non è necessario pianificare ogni minuto, avere un piano generale può aiutare a far sì che tutto fili più liscio e che non si dimentichi nulla.
Programma
Non programmare riunioni di un'ora solo perché è più facile. Se hai già strutturato la tua riunione, puoi pianificare più facilmente la durata della riunione. Alcune riunioni possono durare solo 15 minuti, mentre altre possono durare un po' di più. Pianificare riunioni troppo lunghe spesso porta a perdite di tempo o a riunioni che vanno fuori tema.
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Titolo della riunione
Non limitarti ad aggiungere "riunione" alla tua agenda. Inventa dei nomi significativi per le tue riunioni. I nomi personalizzati sono più efficaci e possono dare alle riunioni un'atmosfera più positiva.
Preparare il team
Il fatto che tu sia a conoscenza della necessità di una riunione non significa che lo sia tutto il tuo team. Nell'invito, fornisci una breve panoramica dello scopo e del contenuto della riunione. In questo modo, tutti sono informati e i partecipanti possono prepararsi a rispondere alle domande che potrebbero avere prima della riunione.
Come iniziare
Dedica i primi minuti della riunione a motivare i partecipanti. Fai una domanda veloce per spezzare la situazione, incoraggiare il coinvolgimento e creare un'atmosfera positiva. Una volta che tutti hanno parlato, è più facile incoraggiare la collaborazione durante la riunione.
Stand
Non è sempre facile rimanere impegnati e attenti durante una riunione. Prova a far partecipare il tuo team alla riunione in piedi. Le riunioni in piedi aumentano il coinvolgimento e la produttività e si traducono in tempi più brevi.
Limita il numero di partecipanti
La maggior parte di noi si è seduta in una riunione e si è chiesta perché dovrebbe essere lì. Non invitare tutti i membri del team senza motivo. Considera chi sono le parti interessate e chi deve partecipare a ogni riunione. Limitando il numero di partecipanti, puoi rendere la riunione più efficace e non far perdere tempo a persone che non hanno bisogno di partecipare.
Cambio di sede
Probabilmente hai un luogo fisso per le tue riunioni. Prova a fare una pausa dal tuo ambiente abituale e a spostare il tuo team in un luogo nuovo per cambiare il ritmo. Se il tuo team lavora virtualmente, proponi una riunione a piedi.
Distrazioni
Gli esseri umani sono notoriamente pessimi nel multitasking e questo danneggia la tua produttività. Prima di partecipare alle riunioni, chiedi a tutto il tuo team di impostare i propri dispositivi su "Non disturbare" e di eliminare tutte le distrazioni. Anche se all'inizio può sembrare impossibile spegnere tutti i dispositivi mobili, in seguito tutti i partecipanti ne trarranno beneficio.
Domande
Le riunioni sono importanti perché permettono di collaborare, ma senza domande possono diventare rapidamente unilaterali. Interrompi la tua presentazione durante la riunione per fare domande o lascia abbastanza tempo alla fine per chiarire qualsiasi confusione.
Seguito
Con un'agenda fitta di impegni, può essere facile dimenticare alcuni dettagli importanti di una riunione. Dopo la riunione, un breve messaggio di follow-up può aiutare a garantire che tutti i partecipanti ricordino i punti chiave.
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