Esistono molti modi diversi per digitalizzare i biglietti da visita. Vorrei darti una breve panoramica di buone soluzioni che ti faranno risparmiare tempo e ti aiuteranno a organizzare meglio i tuoi contatti.
Perché digitalizzare i biglietti da visita?
La mia esperienza è che i biglietti da visita spesso si perdono dopo poco tempo perché non esiste un modo semplice per conservare e mantenere questi contatti. Di solito, quando ricevo un biglietto da visita da un partner commerciale, lo metto direttamente nel mio portafoglio. Se non devo contattare immediatamente la persona, il biglietto rimane lì per qualche giorno. Dopo che il portafoglio ha raggiunto uno spessore scomodo, i biglietti da visita finiscono da qualche parte sulla mia scrivania. E quando la scrivania deve essere riordinata, la maggior parte di essi finisce nella spazzatura
Come puoi vedere, questo flusso di lavoro non organizzato e non professionale può portare a situazioni imbarazzanti e a molte opportunità perse. Ma non sono l'unico. Statistic Brain (2017) ha scoperto che l'88% dei biglietti da visita distribuiti finisce nel cestino della carta in meno di una settimana.
Quali opzioni ho a disposizione?
La soluzione più semplice, ovviamente, è quella di aggiungere immediatamente tutti questi contatti alla tua rubrica preferita, ad esempio sul tuo smartphone. Più facile a dirsi che a farsi. Statistic Brain (vedi sopra) ha anche scoperto che solo il 9% di questi 88% di biglietti da visita scartati sono stati precedentemente digitalizzati. Ma perché?
Aggiungere contatti alla tua rubrica significa molto probabilmente digitare a mano tutti i dati necessari. Questo processo richiede tempo e di solito è frustrante quando si tratta di un gran numero di schede contemporaneamente. Ma non solo il processo di digitalizzazione è noioso, avere alcuni contatti di lavoro nella tua rubrica privata può anche confondere la tua struttura. La maggior parte delle rubriche non prevede categorie in cui separare questi contatti o strutturarli in base al contesto aziendale. Quindi, anche se hai digitalizzato le informazioni di base, sarai in grado di trovare il contatto solo per nome. E questo è il punto in cui hai perso di nuovo i tuoi contatti.
Inoltre, spesso hai bisogno di tenere con te la rappresentazione visiva del biglietto da visita. Perché? Il cervello umano riesce a ricordare l'aspetto di un oggetto molto meglio dei fatti concreti. Immagina di ricevere un biglietto da visita verde con un logo bianco ben sagomato. Non sarebbe fantastico cercare tra i tuoi ultimi contatti solo questo biglietto da visita verde? È possibile grazie alla scansione dei biglietti da visita. 🥳
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Come scansionare i biglietti da visita?
Esistono molte applicazioni per smartphone che ti permettono di scansionare i tuoi biglietti da visita e di aggiungerli a una rubrica. Utilizzano la fotocamera dello smartphone per scattare una foto del biglietto da visita e ritagliarla. La maggior parte di esse supporta anche l'OCR (riconoscimento ottico dei caratteri), che riconosce e classifica automaticamente il testo del biglietto da visita. In teoria è un'ottima cosa, ma in pratica è spesso il rovescio della medaglia di queste app scanner per biglietti da visita. Poiché la tecnologia OCR utilizza costosi algoritmi di apprendimento automatico, questo servizio è solitamente limitato o non gratuito e nascosto dietro un paywall. Anche se vuoi pagare per questa funzione, che può farti risparmiare un sacco di tempo, la maggior parte degli algoritmi non sono ancora abbastanza buoni. La scansione dei biglietti da visita di solito comporta la necessità di modificare manualmente i campi di testo riconosciuti in un secondo momento, perché i caratteri sono stati riconosciuti in modo errato o un'intera area di testo è stata classificata in modo errato. Il secondo tipo di errore è ancora più frustrante perché di solito non c'è modo di modificare facilmente la classificazione (ad esempio, scambiare il nome della persona con quello dell'azienda)
Per questo motivo, ho testato e analizzato gli strumenti di scansione dei biglietti da visita più utilizzati:
Lettore di biglietti da visita ABBYY
ABBYY Business Card Reader è un'applicazione scanner classica che si concentra sul processo OCR. ABBYY offre anche interfacce professionali per altre applicazioni OCR e un'API per le aziende. Pertanto, le capacità di scansione sono buone rispetto ad altri concorrenti. In genere il testo viene riconosciuto e classificato correttamente. Tuttavia, in caso di errore, il processo di correzione è manuale e macchinoso. Il ritaglio dell'immagine è ben implementato, ma l'elaborazione automatica dei colori dell'immagine modifica l'aspetto del biglietto in modo poco gradevole (troppo contrasto, così che i colori e i loghi appaiono sgradevoli). Un altro inconveniente è l'interfaccia utente dell'applicazione. Sembra un po' datata e le funzioni utili, come il raggruppamento dei contatti, sono nascoste. ABBYY è disponibile gratuitamente per Android e iOS, ma permette di scansionare solo 10 carte. Quindi molto probabilmente dovrai pagare un abbonamento premium, che costa 25€ all'anno.
Vantaggi:
- Buone capacità di scansione
- Organizzati in gruppi
- Aggiungi al telefono e alle funzioni di condivisione di base (e-mail, SMS)
Svantaggi:
- Interfaccia utente datata
- Scarsa correzione automatica del colore
- Funzionalità gratuite molto limitate (probabilmente dovrai pagare per il servizio premium)
Sito web
CamCard
CamCard è l'applicazione leader sul mercato per la scansione dei biglietti da visita. Offre più funzioni di ABBYY e ha un'interfaccia utente più gradevole. Le capacità di scansione dei biglietti da visita testati sono leggermente peggiori rispetto a quelle di ABBYY e ci sono più errori nel riconoscimento e nella classificazione dei caratteri. Anche la correzione degli errori non è molto comoda e a volte richiede lo stesso tempo dell'aggiunta manuale delle carte. CamCards ti permette di condividere la tua scheda e le schede scansionate che hai ricevuto tramite WhatsApp, QR Code, ecc. Crea quindi una pagina di destinazione con le informazioni di base e l'immagine del biglietto da visita, visibile a tutti.
Nel piano gratuito l'app è in grado di scansionare 500 carte. Il piano Premium costa 50 dollari all'anno.
Vantaggi:
- Organizzati in gruppi
- Sincronizzazione in cloud
- Migliori funzioni di condivisione (WhatsApp, QR, ecc.)
Svantaggi:
- Funzionalità di scansione decenti
- Scarsa correzione automatica del colore
- Aggiornamento premium costoso
- Incertezza legale (condivisione conforme al GDPR?!)
Sito web
hub.cards
hub.cards è una piattaforma moderna per lo scambio di contatti professionali con un biglietto da visita ben progettato che funziona sia in digitale che su carta. In questo modo è più facile condividere, archiviare e sincronizzare il proprio biglietto da visita (anche dopo averlo condiviso con altri). Tuttavia, hub.cards ti permette anche di digitalizzare i biglietti da visita fisici e di archiviarli nel cloud.
Il processo di scansione è molto accurato e la classificazione del testo può essere facilmente modificata navigando nelle sezioni pertinenti. La qualità dell'immagine dei biglietti da visita è la migliore tra tutte le applicazioni testate. I biglietti da visita archiviati possono essere facilmente raggruppati e vi si può accedere da qualsiasi dispositivo dotato di connessione internet. Il piano gratuito non è limitato al numero di scansioni e ti permette di salvare tutti i biglietti da visita che vuoi.
Inoltre, ci sono tantissime funzioni per migliorare il tuo biglietto da visita. Ad esempio un ottimo strumento di progettazione con molti modelli che possono essere personalizzati con immagini e loghi. Ogni biglietto da visita digitale ha un indirizzo web personale per una facile condivisione che funziona per tutti anche senza aver installato l'app. Inoltre, sono disponibili analisi, firme professionali per le e-mail e Zoom Background che rimandano al tuo biglietto da visita digitale.
L'abbonamento premium sblocca ancora più funzioni, come l'app per Apple Watch e altre opzioni di personalizzazione, al prezzo di 24 dollari all'anno.
Vantaggi:
- Ottimo processo di scansione e classificazione con una più rapida correzione degli errori
- Tutti i contatti sono disponibili sulle app per iOS, Android, Windows, MacOS e Web
- Esportazione dei contatti scansionati con file CSV (Excel, Outlook)
- Ottime funzioni di condivisione (WhatsApp, QR-Code, URL-Link, Apple Watch, firma e-mail, Zoom ecc.)
- Analisi dell'utilizzo della carta, compresa la posizione e l'ultimo visitatore
Svantaggi:
- L'applicazione per Android ha ancora meno opzioni di scansione
Sito web
E questo è tutto?
No, ci sono altre applicazioni per lo scanner di biglietti da visita che puoi trovare. Questa selezione ha ottenuto i migliori risultati quando è stata testata con diversi biglietti. Le altre app scanner non differiscono molto l'una dall'altra. Le tre soluzioni presentate offrono funzioni diverse con obiettivi diversi. Personalmente preferisco hub.cards perché ha un meccanismo di correzione degli errori più pratico, un'interfaccia utente più fresca e chiara, gruppi colorati che permettono di classificare facilmente ogni biglietto da visita in base al suo contesto (es. collega, amico, venditore, artigiano, ...), un motore di ricerca veloce e una buona integrazione con la rubrica dello smartphone e con Outlook