Même avant et surtout pendant la pandémie, les réunions virtuelles étaient en plein essor.
Ce guide fournit des principes à garder à l'esprit pour les réunions virtuelles.
Le travail à domicile est devenu de plus en plus la norme pour de nombreuses entreprises. Le respect de l'étiquette de vidéoconférence sur le lieu de travail est donc essentiel. Lis la suite pour découvrir les dernières règles d'étiquette en matière de vidéoconférence.
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Quelle est la bonne étiquette pour les réunions virtuelles ?
Grâce à ces conseils, tu peux t'assurer que tes réunions virtuelles se déroulent sans problème.
Sois toujours prêt !
Même si les réunions virtuelles sont devenues monnaie courante, cela ne veut pas dire que tu ne dois pas te préparer. Réfléchis aux messages que tu veux faire passer, à ce que doit être le fil conducteur et à quel moment les discussions sont encouragées. Entraîne-toi à tes techniques de présentation pour te préparer aux réunions virtuelles.
Même les meilleurs orateurs du monde s'entraînent pour leurs présentations. Apprends les compétences de communication qui ont fait de Steve Jobs, par exemple, un communicateur de classe mondiale.
Commence toujours par établir un ordre du jour
Pour que les participants puissent les suivre grossièrement, un ordre du jour envoyé à l'avance est très utile. Les participants qui ont quitté la vidéoconférence ont la possibilité de la rejoindre et, si nécessaire, d'être présents aux points qui les intéressent particulièrement. Cela peut aussi aider les autres participants à gérer leur temps.
Utiliser un arrière-plan virtuel
Les arrière-plans virtuels peuvent t'aider à rester concentré sur le travail en cours, plutôt que sur les distractions derrière toi. Par exemple, hub.cards propose un générateur d'arrière-plan virtuel gratuit qui te permet de créer, de personnaliser et de télécharger un arrière-plan virtuel personnalisé lié à ton entreprise numérique.
Tout comme les réunions au bureau, la façon dont tu t'habilles dépend de l'événement. Bien que le code vestimentaire de nombreuses réunions soit devenu plus décontracté, cela ne doit pas toujours être le cas.
Quel que soit le code vestimentaire de ta réunion virtuelle, tu dois toujours respecter une règle : Évite les rayures et les petits motifs, car ils peuvent être déformés par la caméra.
Programme des pauses
Un aspect important des réunions virtuelles est la vitesse à laquelle ils parlent et présentent les points. Cependant, fais attention à ne pas être trop efficace. Prévoyez des pauses pour que toutes les personnes impliquées puissent suivre, si possible.
Organise la participation des participants
Cela implique de prendre les présences et de déterminer ce qu'il faut faire si quelqu'un veut se joindre à la conversation.
Reste en sourdine
As-tu déjà participé à un appel où quelqu'un n'était pas en sourdine et grignotait bruyamment des chips ? Le bruit de fond peut être incroyablement frustrant et distrayant. Assure-toi de rester en sourdine lorsque tu ne parles pas pour éviter les bruits inutiles.
Sois le dernier à quitter la session
Si tu es l'hôte, assure-toi que tu es la dernière personne à quitter l'appel vidéo. En restant sur l'appel, tu permets aux participants de se connecter en privé après la fin de l'appel.
Est-ce impoli d'éteindre l'appareil photo lorsque le Zoom est activé ?
Parfois, il est difficile de garder le sourire, ou peut-être que tu passes simplement une mauvaise journée. Tu peux te demander si c'est impoli d'éteindre la caméra. Rejoins la conversation avec la caméra allumée et fais savoir aux autres participants que tu veux l'éteindre. Tu pourras ainsi signaler aux autres que tu n'as pas d'intentions impolies.
Répare ton éclairage
L'éclairage peut être problématique dans la plupart des bureaux à domicile. Les plafonniers peuvent être trop puissants et l'emplacement des fenêtres n'est pas toujours idéal. Si possible, ajuste la source de lumière principale pour qu'elle soit directement en face de toi, ou envisage une lampe circulaire bon marché pour améliorer encore l'éclairage.
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Que ne dois-tu pas faire pendant une réunion virtuelle ?
Lis la suite pour savoir ce qu'il faut éviter lors de ta prochaine réunion.
Ne vérifie pas tes paramètres
Que tu n'aies jamais touché à tes paramètres ou que tu connaisses parfaitement le menu des paramètres, nous te recommandons de tout revérifier avant de commencer ta conversation. Les mises à jour peuvent modifier les paramètres par défaut et annuler certaines options de paramètres plus anciennes.
Si tu peux rapidement modifier certains paramètres pendant l'appel, des choses comme le partage d'écran nécessitent de réinitialiser l'application. Ne force pas toute la réunion à attendre pendant que tu mets à jour les paramètres, fais-le d'abord.
Tu n'as pas vérifié ta vidéo avant d'entrer
Si tu n'utilises pas d'arrière-plan virtuel, il y a toujours une chance que quelque chose derrière toi apparaisse et ne soit pas professionnel. Avant de rejoindre une réunion, prévisualise ta vidéo et assure-toi qu'elle a un arrière-plan professionnel.
Ne te regarde pas fixement
Nous sommes probablement tous coupables de ne regarder que nos propres profils vidéo pendant une vidéoconférence. Assure-toi de t'engager avec tous les participants et de prêter attention à la discussion au lieu de te regarder fixement.
Participation tardive à la réunion
Et par retard, nous voulons dire à l'heure prévue. Il est préférable d'arriver dans la salle d'attente une ou deux minutes à l'avance pour pouvoir t'assurer qu'il n'y a pas de problème technique avant que la réunion ne commence.
Chewing-gum
Le mâchage bruyant de chewing-gum devrait être évité dans les réunions en soi. D'une part, cela provoque des bruits gênants - si tu mâches avec la bouche ouverte - et d'autre part, c'est extrêmement impoli et ne semble pas professionnel. Il est donc préférable de jeter le chewing-gum avant la réunion.
Commence immédiatement
Une fois que tous les participants sont présents, ne vous lancez pas tout de suite. Prends plutôt un moment pour t'adresser à tout le monde et le saluer, et présente les personnes qui ne se connaissent peut-être pas encore. Le début d'une réunion est le moment idéal pour briser la glace.
Change soudainement de sujet
Les réunions poursuivent souvent un certain objectif ou traitent d'un sujet prédéfini. Tous les collègues sont en harmonie avec ce sujet. Cela doit rester le cas. Le simple fait de changer de sujet est perturbant et contre-productif, car cela signifie que le contenu prévu ne peut plus être transmis de manière adéquate.
Images : Scott Graham , Paolo Conversanoon , Surface sur Unsplash