Les réunions superflues sont une perte de temps et d'argent, et elles affectent le moral du bureau. Voici comment rendre les réunions plus efficaces.
Bien qu'elles soient un aspect essentiel de la collaboration sur le lieu de travail, les réunions prennent souvent une grande partie de ton temps de travail. Si tu assistes constamment à des réunions qui auraient dû être des courriels, il est temps de réfléchir à la façon dont tu peux organiser des réunions plus efficaces. Ces réunions inefficaces contribuent à un gaspillage estimé à 50 milliards de dollars aux États-Unis chaque année et les chiffres ne cessent d'augmenter.
Chaque équipe est différente et chaque leader a son propre style. Bien qu'il n'existe pas de recette universelle pour les réunions, il y a quelques règles de base que tu peux appliquer pour rendre les réunions plus efficaces.
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Voici quelques conseils et astuces pour que tu puisses te préparer.
L'outil le plus important pour améliorer les réunions d'équipe est la planification. Cela peut te faire gagner de nombreuses heures de temps par la suite. Il y a plus d'une façon de se préparer à une réunion.
Suis ces conseils pour apprendre à préparer au mieux tes réunions.
Transparence
Fais savoir à ton équipe que tu veux améliorer tes réunions. Demande-leur ce qui, selon eux, fonctionne ou ne fonctionne pas et comment ils aimeraient que les réunions changent. Fais-leur savoir ce que tu comptes changer pour qu'ils puissent te donner leur avis.
N'oublie pas que le fait d'introduire un nouveau format de réunion à ton équipe sans les en informer au préalable pourrait entraîner l'échec de la réunion, même si le plan est parfait.
Signification et objectif
La plupart d'entre nous ont déjà assisté à une réunion sans en connaître la nécessité exacte. Que tu diriges la discussion ou que tu sois juste un membre, prends quelques minutes avant la réunion pour expliquer le but de la réunion.
S'il s'agit d'une réunion qui revient régulièrement, assure-toi que tu as vraiment besoin de te réunir. Il se peut qu'il n'y ait pas assez de sujets à aborder à chaque réunion, alors envisage de sauter une réunion ou d'en raccourcir la durée pour éviter de perdre du temps et de frustrer les participants.
Agenda
Une fois que tu sais pourquoi tu organises une réunion, tu dois créer un plan. Même si tu n'as pas besoin de planifier chaque minute, avoir un plan général peut aider à ce que tout se déroule plus facilement et à ce que rien ne soit oublié.
Programme
Ne programme pas simplement des réunions d'une heure parce que c'est plus facile. Si tu as déjà structuré ta réunion, tu peux plus facilement planifier la durée de la réunion. Certaines réunions ne doivent durer que 15 minutes, tandis que d'autres peuvent prendre un peu plus de temps. Planifier des réunions trop longues entraîne souvent une perte de temps ou des réunions qui s'éloignent du sujet.
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Titre de la réunion
Ne te contente pas d'ajouter "réunion" à ton emploi du temps. Trouve tes propres noms significatifs pour tes réunions. Les noms personnalisés sont plus efficaces et peuvent donner à ta réunion un aspect plus positif.
Ce n'est pas parce que tu sais qu'une réunion est nécessaire que toute ton équipe le sait. Dans l'invitation, donne un bref aperçu de l'objectif et du contenu de la réunion. De cette façon, tout le monde est informé et les participants peuvent se préparer à toutes les questions qu'ils pourraient avoir avant la réunion.
Pour commencer
Passez les premières minutes de la réunion à motiver les participants. Pose une question rapide pour briser le rythme afin d'encourager l'engagement et de créer une atmosphère positive. Une fois que tout le monde a parlé, il est plus facile d'encourager la collaboration au fur et à mesure que la réunion avance.
Stand
Il n'est pas toujours facile de rester engagé et attentif tout au long d'une réunion. Essaie de demander à ton équipe de participer à la réunion en étant debout. Les réunions debout augmentent l'engagement et la productivité et permettent de réduire la durée des réunions.
Limite le nombre de participants
La plupart d'entre nous se sont déjà assis à une réunion et se sont demandés pourquoi nous devrions être là. N'invite pas tous les membres de l'équipe sans raison. Considère qui sont les parties prenantes et qui doit assister à chaque réunion. En limitant le nombre de participants, tu peux rendre la réunion plus efficace et ne pas perdre le temps des personnes qui n'ont pas besoin d'être là.
Changement de lieu
Tu as probablement un lieu fixe pour tes réunions. Essaie de faire une pause dans ton environnement habituel et de déplacer ton équipe dans un nouveau lieu pour changer le rythme. Si ton équipe travaille virtuellement, propose une réunion à pied.
Distractions
Les humains sont notoirement mauvais en multitâche, et cela nuit à ta productivité. Avant de participer à des réunions, demande à toute ton équipe de régler ses appareils sur "Ne pas déranger" et de supprimer toutes les distractions. Même s'il peut sembler impossible d'éteindre tous les appareils mobiles au début, toutes les personnes concernées en profiteront par la suite.
Questions
Les réunions sont importantes car elles permettent la collaboration, mais sans questions, elles peuvent rapidement devenir unilatérales. Arrête ta présentation pendant la réunion pour les questions ou laisse suffisamment de temps à la fin pour dissiper toute confusion.
Suivi
Avec un emploi du temps chargé, il peut être facile d'oublier certains détails importants d'une réunion. Après la réunion, un bref message de suivi peut aider à faire en sorte que toutes les personnes impliquées se souviennent des points clés.
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Dernier conseil
Surtout lors de réunions avec des partenaires commerciaux externes, il est important de laisser une impression durable après la première rencontre. La meilleure façon d'y parvenir est d'utiliser une carte de visite numérique professionnelle. Non seulement elles sont plus écologiques que leurs prédécesseurs en papier, mais elles s'intègrent aussi parfaitement dans nos vies numériques. Voici un exemple de ce que cela pourrait donner : https://hub.cards/georgina.doe
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