Il existe de nombreuses façons différentes de numériser des cartes de visite. J'aimerais te donner un bref aperçu des bonnes solutions qui te feront gagner du temps et t'aideront à mieux organiser tes contacts.
Pourquoi numériser les cartes de visite ?
D'après mon expérience, les cartes de visite se perdent souvent après peu de temps car il n'y a pas de moyen simple de stocker et d'entretenir ces contacts. Normalement, lorsque je reçois une carte de visite d'un partenaire commercial, je la mets directement dans mon portefeuille. Si je n'ai pas besoin de contacter la personne immédiatement, elles y restent quelques jours. Une fois que le portefeuille a atteint une épaisseur inconfortable, les cartes de visite finissent quelque part sur mon bureau. Et quand le bureau a besoin d'être rangé, la plupart d'entre elles finissent à la poubelle
Donc comme tu peux le voir, ce flux de travail non organisé et non professionnel peut conduire à des situations embarrassantes et à de nombreuses opportunités manquées. Mais je ne suis pas la seule. Statistic Brain (2017) a découvert que 88% de toutes les cartes de visite distribuées finissent dans la corbeille à papier en moins d'une semaine.
Quelles sont les options qui s'offrent à moi ?
La solution la plus simple, bien sûr, est d'ajouter immédiatement tous ces contacts à ton carnet d'adresses préféré, par exemple sur ton smartphone. Plus facile à dire qu'à faire. Statistic Brain (voir ci-dessus) a également découvert que seuls 9% de ces 88% de cartes de visite jetées ont été préalablement numérisées. Mais pourquoi ?
Pour ajouter des contacts à ton carnet d'adresses, il faut très probablement taper toutes les données pertinentes à la main. Ce processus prend du temps et est généralement frustrant lorsqu'on traite un grand nombre de cartes à la fois. Mais non seulement le processus de numérisation est fastidieux, mais avoir certains contacts professionnels dans ton carnet d'adresses privé peut aussi embrouiller ta structure. La plupart des carnets d'adresses n'ont pas de catégories où tu pourrais séparer ces contacts ou les structurer en fonction du contexte professionnel. Ensuite, bien que tu aies numérisé les informations de base, tu ne pourras retrouver le contact que par son nom. Et c'est à ce moment-là que tu as de nouveau perdu ton contact.
De plus, tu as souvent besoin de garder la représentation visuelle de la carte de visite avec toi. Pourquoi ? Le cerveau humain peut se souvenir de l'apparence d'un objet bien mieux que des faits concrets. Imagine que tu reçoives une carte de visite verte avec un logo blanc joliment dessiné dessus. Ne serait-il pas génial de rechercher dans tes derniers contacts uniquement cette carte de visite verte ? C'est possible en numérisant les cartes de visite. 🥳
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Comment scanner des cartes de visite ?
Il existe de nombreuses applications pour smartphone qui te permettent de scanner tes cartes de visite et de les ajouter à un carnet d'adresses. Elles utilisent l'appareil photo de ton smartphone pour prendre une photo de la carte et la recadrer. La plupart d'entre elles prennent également en charge l'OCR (reconnaissance optique de caractères), qui reconnaît et classe automatiquement le texte de la carte de visite. C'est génial en théorie, mais en pratique, c'est souvent le revers de la médaille de ces applications de scanner de cartes de visite. Comme la technologie OCR utilise des algorithmes d'apprentissage automatique coûteux, ce service est généralement limité ou non gratuit et caché derrière un mur payant. Même si tu veux payer pour une telle fonction, qui peut te faire gagner beaucoup de temps, la plupart des algorithmes ne sont toujours pas assez bons. Scanner des cartes de visite signifie généralement qu'il faut modifier manuellement les champs de texte reconnus plus tard, parce que les caractères ont été reconnus de manière incorrecte ou qu'une zone de texte entière a été classée de manière incorrecte. Le deuxième type d'erreur est encore plus frustrant car il n'y a généralement aucun moyen de modifier facilement la classification (par exemple, échanger le nom de la personne et le nom de l'entreprise)
Dans cette optique, j'ai testé et analysé les outils de numérisation de cartes de visite les plus utilisés :
Lecteur de cartes de visite ABBYY
ABBYY Business Card Reader est une application de scanner classique qui se concentre sur le processus d'OCR. ABBYY propose également des interfaces professionnelles pour d'autres applications OCR et une API pour les entreprises. Par conséquent, les capacités de numérisation sont bonnes par rapport à d'autres concurrents. Le texte est généralement reconnu et classé correctement. Cependant, en cas d'échec, le processus de correction est également manuel et fastidieux. Le recadrage de l'image est bien implémenté, mais le traitement automatique des couleurs de l'image modifie l'aspect de la carte de manière peu attrayante (beaucoup trop de contraste, de sorte que les couleurs et les logos ont l'air moches). Un autre inconvénient est l'interface utilisateur de l'application. Elle semble un peu dépassée et des fonctions utiles, comme le regroupement de tes contacts, sont cachées. ABBYY est disponible gratuitement pour Android et iOS, mais ne permet de scanner que 10 cartes. Tu devras donc très probablement payer un abonnement premium, qui coûte 25 € par an.
Avantages :
- Bonnes capacités de numérisation
- Organise-toi en groupes
- Ajouter au téléphone et fonctions de partage de base (email, SMS)
Inconvénients :
- Interface utilisateur dépassée
- Mauvaise correction automatique des couleurs
- Fonctions gratuites très limitées (tu devras probablement payer pour la version premium)
Site Web
CamCard
CamCard est la principale application de scanner de cartes de visite sur le marché. Elle offre plus de fonctionnalités qu'ABBYY et est dotée d'une interface utilisateur plus agréable. Les capacités de numérisation des cartes testées sont légèrement moins bonnes que celles d'ABBYY et il y a plus d'erreurs dans la reconnaissance et la classification des caractères. La correction des erreurs n'est pas non plus très pratique, elle prend parfois autant de temps que l'ajout manuel de cartes. CamCards te permet de partager ta propre carte et les cartes scannées que tu as reçues via WhatsApp, QR Code, etc. Il crée donc une page de destination avec les informations de base et l'image de la carte de visite, qui est visible par tous.
Dans le plan gratuit, l'application est capable de scanner 500 cartes. Le plan Premium commence à 50 dollars par an.
Avantages :
- Organise-toi en groupes
- Synchronisation du cloud
- Meilleures fonctions de partage (WhatsApp, QR, etc.)
Inconvénients :
- Capacités de numérisation décentes
- Mauvaise correction automatique des couleurs
- Mise à niveau premium coûteuse
- Incertitude juridique (partage conforme au GDPR ?!)
Site Web
cartes de hub
hub.cards est une plateforme moderne d'échange de contacts professionnels avec une carte de visite bien conçue qui fonctionne aussi bien en numérique que sur papier. Il est ainsi plus facile de partager, stocker et synchroniser ta propre carte de visite (même après l'avoir partagée avec d'autres). Cependant, hub.cards te permet aussi de numériser des cartes de visite physiques et de les stocker dans le cloud.
Le processus de numérisation est très précis et la classification du texte peut être facilement modifiée en naviguant dans les sections pertinentes. La qualité d'image des cartes de visite est la meilleure de toutes les applications testées. Les cartes stockées peuvent être facilement regroupées et on peut y accéder depuis n'importe quel appareil avec une connexion Internet. Le plan gratuit n'est pas limité au nombre de scans et te permet d'enregistrer autant de cartes de visite que tu le souhaites.
De plus, il y a des tonnes de fonctions géniales pour améliorer ta propre carte de visite. Comme un super outil de conception avec de nombreux modèles qui peuvent être personnalisés avec des images et des logos. Chaque carte de visite numérique possède une adresse Web personnelle pour un partage facile qui fonctionne pour tout le monde, même sans avoir installé l'application. En plus de cela, il y a des analyses ainsi que des signatures de courriel professionnelles et Zoom Background qui renvoient à ta carte de visite numérique.
L'abonnement premium débloque encore plus de fonctionnalités comme une Apple Watch App et plus d'options de personnalisation pour 24 $ par an.
Avantages :
- Excellent processus de numérisation et de classification avec une correction plus rapide des erreurs
- Tous les contacts sont disponibles sur les applications pour iOS, Android, Windows, MacOS et Web
- Exportation des contacts scannés avec un fichier CSV (Excel, Outlook)
- De superbes fonctions de partage (WhatsApp, QR-Code, URL-Link, Apple Watch, Signature d'email, Zoom etc.)
- Analyse de l'utilisation de la carte, y compris la localisation et les derniers visiteurs
Inconvénients :
- L'application Android a encore moins d'options de numérisation
Site Web
Et c'est tout ?
Non, il y a d'autres applications de scanner de cartes de visite que tu peux trouver. Cette sélection a obtenu les meilleurs résultats lorsqu'elle a été testée avec différentes cartes. Les autres applications de scanner ne sont pas trop différentes les unes des autres. Les trois solutions présentées offrent des fonctionnalités différentes avec des objectifs différents. Personnellement, je préfère hub.cards car elle possède un mécanisme de correction des erreurs plus pratique, une interface utilisateur plus fraîche et plus claire, et des groupes colorés qui permettent de catégoriser facilement chaque carte en fonction de son contexte (par exemple collègue, amis, vendeur, artisan, ...), un moteur de recherche rapide et une bonne intégration avec le carnet d'adresses de mon smartphone et Outlook