Incluso antes y especialmente durante la pandemia, las reuniones virtuales estaban en auge.
Esta guía proporciona los principios a tener en cuenta en las reuniones virtuales.
Trabajar desde casa se ha convertido cada vez más en la norma para muchas empresas. Por lo tanto, es esencial respetar la etiqueta de las videoconferencias en el lugar de trabajo. Siga leyendo para conocer la etiqueta más reciente de las videoconferencias.
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¿Cuál es la etiqueta correcta para las reuniones virtuales?
Con estos consejos, puede asegurarse de que sus reuniones virtuales se desarrollen sin problemas.
Esté siempre preparado
Aunque las reuniones virtuales se han convertido en algo habitual, eso no significa que no debas prepararte. Piensa en qué mensajes quieres transmitir, cuál debe ser el hilo conductor y en qué momento se fomentan los debates. Practica tus habilidades de presentación para preparar las reuniones virtuales.
Incluso los mejores oradores del mundo practican sus presentaciones. Aprende las habilidades de comunicación que hicieron de Steve Jobs, por ejemplo, un comunicador de talla mundial.
Establecer siempre una agenda en primer lugar
Para que los participantes los sigan a grandes rasgos, es muy útil un orden del día enviado de antemano. Los participantes que han abandonado la videoconferencia tienen la oportunidad de volver a unirse y, si es necesario, estar presentes en los puntos que les interesan especialmente. Esto también puede ayudar a la gestión del tiempo de los demás participantes.
Utilizar un fondo virtual
Los fondos virtuales pueden ayudar a mantenerte concentrado en el trabajo que tienes entre manos, en lugar de las distracciones que hay detrás de ti. Por ejemplo, hub.cards ofrece un generador de fondos virtuales gratuito que te permite crear, personalizar y descargar un fondo virtual personalizado vinculado a tu negocio digital.
Vestirse adecuadamente
Al igual que las reuniones en la oficina, la forma de vestir depende del evento. Aunque el código de vestimenta de muchas reuniones se ha vuelto más informal, no siempre tiene por qué ser así.
Independientemente del código de vestimenta para su reunión virtual, siempre debe seguir una regla: Evite las rayas y los estampados pequeños, ya que pueden ser distorsionados por la cámara.
Programar las pausas
Un aspecto importante de las reuniones virtuales es la rapidez con la que se habla y se presentan los puntos. Sin embargo, tenga cuidado de no ser demasiado eficiente. Programe algunas pausas para asegurarse de que todos los implicados puedan seguir, si es posible.
Organizar la implicación de los participantes
Se trata de pasar lista y determinar qué hacer si alguien quiere unirse a la conversación.
Permanecer en silencio
¿Has estado alguna vez en una llamada en la que alguien no estaba silenciado y estaba comiendo patatas fritas en voz alta? El ruido de fondo puede ser increíblemente frustrante y distraer. Asegúrate de permanecer en silencio cuando no estés hablando para evitar ruidos innecesarios.
Ser el último en abandonar la sesión
Si eres el anfitrión, asegúrate de ser la última persona en abandonar la videollamada. Al permanecer en la llamada, permites que los participantes se conecten en privado una vez finalizada la llamada.
¿Es de mala educación apagar la cámara cuando el Zoom está encendido?
A veces es difícil mantener la sonrisa, o tal vez sólo tienes un mal día. Puede que te preguntes si es de mala educación apagar la cámara. Únete a la conversación con la cámara encendida y avisa a los demás participantes de que quieres apagarla. De este modo, podrás indicar a los demás que no tienes ninguna intención grosera.
Arregla tu iluminación
La iluminación puede ser problemática en la mayoría de las oficinas domésticas. Los focos de arriba pueden ser demasiado fuertes, y la ubicación de las ventanas no siempre es la ideal. Si es posible, ajusta la fuente de luz principal para que esté directamente frente a ti, o considera un anillo de luz barato para mejorar aún más la iluminación.
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¿Qué no debe hacer durante una reunión virtual?
Siga leyendo para saber qué debe evitar en su próxima reunión.
No compruebe su configuración
Tanto si no has tocado nunca la configuración como si tienes el menú de configuración perfectamente controlado, te recomendamos que vuelvas a comprobarlo todo antes de iniciar la conversación. Las actualizaciones pueden cambiar la configuración por defecto y deshacer algunas opciones de configuración antiguas.
Aunque puedes cambiar rápidamente algunos ajustes durante la llamada, cosas como la pantalla compartida requieren reiniciar la aplicación. No obligues a toda la reunión a esperar mientras actualizas los ajustes, hazlo antes.
No revisaste tu video antes de entrar
Si no utilizas un fondo virtual, siempre existe la posibilidad de que se vea algo detrás de ti que no sea profesional. Antes de incorporarte a una reunión, previsualiza tu vídeo y asegúrate de que tiene un fondo profesional.
No te mires a ti mismo
Probablemente todos somos culpables de quedarnos mirando nuestros propios perfiles de vídeo durante una videoconferencia. Asegúrate de interactuar con todos los participantes y de prestar atención al debate en lugar de mirarte a ti mismo.
Participación tardía en la reunión
Y por tarde, nos referimos a la hora prevista. Lo mejor es llegar a la sala de espera con uno o dos minutos de antelación para asegurarse de que no hay problemas técnicos antes de que empiece la reunión.
Chicle
Hay que evitar mascar chicle en las reuniones. Por un lado, provoca ruidos molestos -si se mastica con la boca abierta- y, por otro, es muy descortés y da una imagen poco profesional. Así que es mejor tirar el chicle antes de la reunión.
Empezar inmediatamente
Una vez que todos los participantes estén presentes, no te pongas a trabajar de inmediato. En su lugar, tómese un momento para dirigirse a todos y saludarlos, y presente a quienes no se conozcan todavía. El comienzo de una reunión es el momento perfecto para romper el hielo.
Cambiar repentinamente de tema
Las reuniones suelen perseguir un objetivo determinado o tratar un tema predefinido. Todos los colegas están en sintonía con este tema. Esto debe seguir siendo así. Cambiar el tema es perturbador y contraproducente, ya que significa que el contenido previsto ya no puede transmitirse adecuadamente.
Imágenes: Scott Graham , Paolo Conversanoon , Surface en Unsplash