Las reuniones superfluas son una pérdida de tiempo y dinero, y afectan a la moral de la oficina. He aquí cómo hacer que las reuniones sean más eficaces.
A pesar de ser un aspecto esencial de la colaboración en el lugar de trabajo, las reuniones suelen ocupar una gran parte de tu tiempo de trabajo. Si está constantemente sentado en reuniones que deberían ser correos electrónicos, es hora de pensar en cómo puede tener reuniones más eficaces. Estas reuniones ineficaces contribuyen a que se desperdicien unos 50.000 millones de dólares al año en Estados Unidos, y las cifras van en aumento.
Cada equipo es diferente y cada líder tiene su propio estilo. Aunque no hay una receta única para las reuniones, hay algunas reglas básicas que puedes aplicar para que las reuniones sean más eficaces.
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Aquí tienes algunos consejos y trucos para estar preparado.
La herramienta más importante para mejorar las reuniones de equipo es la planificación. Puede ahorrarte muchas horas de tiempo después. Hay más de una forma de preparar una reunión.
Siga estos consejos para saber cómo preparar mejor sus reuniones.
Transparencia
Haga saber a su equipo que quiere mejorar sus reuniones. Pregúnteles qué creen que funciona o no funciona y cómo les gustaría que cambiaran las reuniones. Hágales saber lo que piensa cambiar para que puedan darle su opinión.
Recuerde que introducir un nuevo formato de reunión a su equipo sin decírselo antes podría resultar en una reunión fallida, incluso si el plan es perfecto.
Significado y finalidad
La mayoría de nosotros hemos asistido a una reunión sin saber la necesidad exacta de la misma. Tanto si diriges el debate como si sólo eres un miembro, tómate unos minutos antes de la reunión para explicar el propósito de la misma.
Si se trata de una reunión periódica, asegúrese de que realmente es necesario reunirse. Puede que no haya suficiente para hablar en todas las reuniones, así que considere la posibilidad de saltarse una reunión o acortar el tiempo para evitar perder el tiempo y frustrar a los participantes.
Agenda
Una vez que sepas por qué vas a celebrar una reunión, debes crear un esquema. Aunque no es necesario planificar cada minuto, tener un plan general puede ayudar a que todo funcione mejor y a que no se olvide nada.
Horario
No te limites a programar reuniones de una hora porque es más fácil. Si tienes la reunión estructurada ahora, puedes planificar más fácilmente la duración de la misma. Algunas reuniones pueden durar sólo 15 minutos, mientras que otras pueden durar un poco más. Planificar reuniones demasiado largas suele conducir a la pérdida de tiempo o a reuniones que se desvían del tema.
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Título de la reunión
No te limites a añadir "reunión" a tu agenda. Inventa tus propios nombres significativos para tus reuniones. Los nombres personalizados son más eficaces y pueden dar a tu reunión un aire más positivo.
Preparar al equipo
Que usted conozca la necesidad de una reunión no significa que todo su equipo lo sepa. En la invitación, proporcione un breve resumen del propósito y el contenido de la reunión. De este modo, todo el mundo está informado y los asistentes pueden prepararse para cualquier pregunta que puedan tener antes de la reunión.
Cómo empezar
Dedica los primeros minutos de la reunión a motivar a los participantes. Haga una pregunta rápida para interrumpir la reunión, a fin de fomentar la participación y crear un ambiente positivo. Una vez que todo el mundo ha hablado, es más fácil fomentar la colaboración a medida que avanza la reunión.
Stand
No siempre es fácil mantener la atención durante una reunión. Intente que su equipo participe en la reunión de pie. Las reuniones de pie aumentan el compromiso y la productividad y dan lugar a tiempos de reunión más cortos.
Limitar el número de participantes
La mayoría de nosotros nos hemos sentado en una reunión y nos hemos preguntado por qué deberíamos estar allí. No invites a todos los miembros del equipo sin motivo. Piensa en quiénes son las partes interesadas y quiénes deben asistir a cada reunión. Si limitas el número de participantes, puedes hacer que la reunión sea más eficaz y no hacer perder el tiempo a personas que no necesitan estar allí.
Cambio de sede
Probablemente tenga un lugar fijo para sus reuniones. Pruebe a salir de su entorno habitual y trasladar a su equipo a un nuevo lugar para cambiar el ritmo. Si tu equipo trabaja de forma virtual, propón una reunión a pie.
Distracciones
Los seres humanos son notoriamente malos en la multitarea, y esto perjudica su productividad. Antes de asistir a las reuniones, haz que todo tu equipo ponga sus dispositivos en "No molestar" y elimina todas las distracciones. Aunque pueda parecer imposible apagar todos los dispositivos móviles al principio, todos los implicados se beneficiarán después.
Preguntas
Las reuniones son importantes porque permiten la colaboración, pero sin preguntas pueden convertirse rápidamente en unilaterales. Detenga su presentación durante la reunión para hacer preguntas o deje tiempo suficiente al final para aclarar cualquier confusión.
Seguimiento
Con una agenda apretada, puede ser fácil olvidar algunos detalles importantes de una reunión. Después de la reunión, un breve mensaje de seguimiento puede ayudar a garantizar que todos los participantes recuerden los puntos clave.
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Último consejo
Especialmente en las reuniones con socios comerciales externos, es importante dejar una impresión duradera tras el primer encuentro. La mejor manera de hacerlo es con una tarjeta de visita digital profesional. No sólo son más respetuosas con el medio ambiente que sus predecesoras de papel, sino que además se integran perfectamente en nuestra vida digital. He aquí un ejemplo de cómo podría ser: https://hub.cards/georgina.doe
Imágenes: Christina @ wocintechchat.com, LinkedIn Sales Solutions en Unsplash