Hay muchas formas diferentes de digitalizar las tarjetas de visita. Me gustaría ofrecerte un breve resumen de buenas soluciones que te ahorrarán tiempo y te ayudarán a organizar mejor tus contactos.
¿Por qué digitalizar las tarjetas de visita?
Mi experiencia es que las tarjetas de visita suelen perderse al poco tiempo porque no hay una forma sencilla de almacenar y mantener estos contactos. Normalmente, cuando recibo una tarjeta de visita de un socio comercial, la meto directamente en mi cartera. Si no tengo que contactar con la persona inmediatamente, se quedan allí durante unos días. Cuando la cartera adquiere un grosor incómodo, las tarjetas de visita acaban en algún lugar de mi escritorio. Y cuando hay que ordenar el escritorio, la mayoría acaban en la basura
Así que, como puedes ver, este flujo de trabajo desorganizado y poco profesional puede provocar situaciones embarazosas y muchas oportunidades perdidas. Pero no soy el único. Statistic Brain (2017) descubrió que el 88% de las tarjetas de visita distribuidas acaban en la papelera en menos de una semana.
¿Qué opciones tengo?
La solución más fácil, por supuesto, es añadir todos estos contactos inmediatamente a tu libreta de direcciones favorita, por ejemplo en tu smartphone. Es más fácil decirlo que hacerlo. Statistic Brain (véase más arriba) también ha descubierto que sólo el 9% de este 88% de tarjetas de visita desechadas se digitalizaron previamente. Pero, ¿por qué?
Lo más probable es que añadir contactos a la libreta de direcciones implique teclear a mano todos los datos pertinentes. Este proceso lleva tiempo y suele ser frustrante cuando se procesa un gran número de tarjetas a la vez. Pero no sólo es tedioso el proceso de digitalización, sino que tener ciertos contactos de negocios en su libreta de direcciones privada también puede confundir su estructura. La mayoría de las libretas de direcciones no tienen categorías en las que puedas separar estos contactos o estructurarlos según el contexto empresarial. Entonces, aunque hayas digitalizado la información básica, sólo podrás encontrar el contacto por su nombre después. Y este es el punto en el que has vuelto a perder el contacto.
Además, a menudo necesita llevar consigo la representación visual de la tarjeta de visita. ¿Por qué? El cerebro humano puede recordar la apariencia de un objeto mucho mejor que los datos concretos. Imagina que recibes una tarjeta de visita verde con un logotipo blanco de bonita forma. ¿No sería estupendo buscar entre sus últimos contactos sólo esta tarjeta de visita verde? Es posible mediante el escaneo de tarjetas de visita. 🥳
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¿Cómo escanear tarjetas de visita?
Hay muchas aplicaciones para teléfonos inteligentes que permiten escanear las tarjetas de visita y añadirlas a una libreta de direcciones. Utilizan la cámara del smartphone para hacer una foto de la tarjeta y recortarla. La mayoría de ellas también admiten OCR (reconocimiento óptico de caracteres), que reconoce y clasifica automáticamente el texto de la tarjeta de visita. Esto es genial en teoría, pero en la práctica suele ser la otra cara de la moneda de estas aplicaciones para escanear tarjetas de visita. Dado que la tecnología OCR utiliza costosos algoritmos de aprendizaje automático, este servicio suele ser limitado o no es gratuito y se oculta tras un muro de pago. Incluso si quieres pagar por esta función, que puede ahorrarte mucho tiempo, la mayoría de los algoritmos siguen sin ser lo suficientemente buenos. Escanear tarjetas de visita suele significar tener que editar manualmente los campos de texto reconocidos más tarde, porque los caracteres se reconocieron de forma incorrecta o toda un área de texto se clasificó mal. El segundo tipo de error es aún más frustrante porque normalmente no hay forma de cambiar fácilmente la clasificación (por ejemplo, cambiar el nombre de la persona y el nombre de la empresa)
Con esto en mente, he probado y analizado las herramientas de escaneo de tarjetas de visita más utilizadas:
Lector de tarjetas de visita de ABBYY
ABBYY Business Card Reader es una aplicación de escáner clásica que se centra en el proceso de OCR. ABBYY también ofrece interfaces profesionales para otras aplicaciones de OCR y una API para empresas. Por lo tanto, las capacidades de escaneo son buenas en comparación con otros competidores. El texto suele ser reconocido y clasificado correctamente. Sin embargo, si falla, el proceso de corrección también es manual y engorroso. El recorte de la imagen está bien implementado, pero el procesamiento automático de los colores de la imagen cambia el aspecto de la tarjeta de forma poco atractiva (demasiado contraste, por lo que los colores y los logotipos se ven feos). Otro inconveniente es la interfaz de usuario de la aplicación. Parece un poco anticuada y las funciones útiles, como la agrupación de los contactos, están ocultas. ABBYY está disponible de forma gratuita para Android e iOS, pero sólo permite escanear 10 tarjetas. Así que lo más probable es que tengas que pagar una suscripción premium, que cuesta 25 euros al año.
Ventajas:
- Buena capacidad de escaneo
- Organizarse en grupos
- Añadir al teléfono y funciones básicas para compartir (correo electrónico, SMS)
Desventajas:
- Interfaz de usuario anticuada
- Corrección automática del color deficiente
- Funciones gratuitas muy limitadas (probablemente tendrás que pagar por las premium)
Página web
CamCard
CamCard es la aplicación de escáner de tarjetas de visita líder en el mercado. Ofrece más funciones que ABBYY y viene con una interfaz de usuario más agradable. Las capacidades de escaneo de las tarjetas probadas son ligeramente peores que las de ABBYY y hay más errores en el reconocimiento y clasificación de caracteres. Corregir los errores tampoco es muy cómodo, por lo que a veces se tarda tanto como añadir las tarjetas manualmente. CamCards te permite compartir tu propia tarjeta y las tarjetas escaneadas que has recibido a través de WhatsApp, código QR, etc. Por lo tanto, crea una página de aterrizaje con la información básica y la imagen de la tarjeta de visita, que es visible para todo el mundo.
En el plan gratuito la aplicación es capaz de escanear 500 tarjetas. El plan Premium cuesta a partir de 50 dólares al año.
Ventajas:
- Organizar en grupos
- Sincronización en la nube
- Mejores funciones para compartir (WhatsApp, QR, etc.)
Desventajas:
- Capacidades de escaneo decentes
- Corrección automática del color deficiente
- Una actualización premium muy cara
- Incertidumbre jurídica (¿compartimiento conforme al GDPR?)
Página web
tarjetas.hub
hub.cards es una plataforma moderna para el intercambio de contactos profesionales con una tarjeta de visita bien diseñada que funciona tanto en digital como en papel. De este modo, es más fácil compartir, almacenar y sincronizar tu propia tarjeta de visita (incluso después de haberla compartido con otros). Sin embargo, hub.cards también permite digitalizar las tarjetas de visita físicas y almacenarlas en la nube.
El proceso de escaneado es muy preciso y la clasificación del texto puede editarse fácilmente navegando por las secciones correspondientes. La calidad de imagen de las tarjetas de visita es la mejor de todas las aplicaciones probadas. Las tarjetas almacenadas se pueden agrupar fácilmente y se puede acceder a ellas desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. El plan gratuito no está limitado al número de escaneos y permite guardar tantas tarjetas de visita como se desee.
Además, hay toneladas de grandes características que mejoran su propia tarjeta de visita. Como una gran herramienta de diseño con muchas plantillas que se pueden personalizar con imágenes y logotipos. Cada tarjeta de visita digital tiene una dirección web personal para compartir fácilmente que funciona para todos, incluso sin tener la aplicación instalada. Además, hay análisis, así como firmas de correo electrónico profesionales y Zoom Background que enlazan con tu tarjeta de visita digital.
La suscripción premium desbloquea aún más funciones, como una aplicación para el Apple Watch y más opciones de personalización, por 24 dólares al año.
Ventajas:
- Gran proceso de escaneo y clasificación con una corrección de errores más rápida
- Todos los contactos están disponibles en aplicaciones para iOS, Android, Windows, MacOS y Web
- Exportación de contactos escaneados con archivo CSV (Excel, Outlook)
- Grandes funciones para compartir (WhatsApp, QR-Code, URL-Link, Apple Watch, Email Signature, Zoom, etc.)
- Análisis del uso de la tarjeta, incluida la ubicación y los últimos visitantes
Desventajas:
- La aplicación para Android tiene menos opciones de escaneo
Página web
¿Y eso es todo?
No, hay otras aplicaciones de escáner de tarjetas de visita que puedes encontrar. Esta selección obtuvo la mejor puntuación cuando se probó con diferentes tarjetas. Otras aplicaciones de escáner no difieren demasiado entre sí. Las tres soluciones presentadas ofrecen diferentes características con diferentes objetivos. Personalmente, me gusta más hub.cards porque tiene un mecanismo de corrección de errores más cómodo, una interfaz de usuario más fresca y clara, y grupos de colores que facilitan la categorización de cada tarjeta según su contexto (por ejemplo, colega, amigos, vendedor, artesano, ...), un motor de búsqueda rápido y una buena integración con la libreta de direcciones de mi smartphone y con Outlook