Schon vor und vor allem während der Pandemie waren virtuelle Treffen auf dem Vormarsch.
Dieser Leitfaden enthält Grundsätze für virtuelle Meetings, die du beachten solltest.
Die Arbeit von zu Hause aus wird für viele Unternehmen mehr und mehr zur Norm. Die Einhaltung der Etikette für Videokonferenzen am Arbeitsplatz ist daher unerlässlich. Lies weiter, um mehr über den aktuellen Videokonferenz-Knigge zu erfahren.
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Was ist die richtige Etikette für virtuelle Meetings?
Mit diesen Tipps kannst du sicherstellen, dass deine virtuellen Meetings reibungslos ablaufen.
Sei immer vorbereitet!
Auch wenn virtuelle Treffen alltäglich geworden sind, heißt das nicht, dass du dich nicht vorbereiten solltest. Überlege dir, welche Botschaften du vermitteln willst, was der rote Faden sein sollte und an welchem Punkt Diskussionen erwünscht sind. Übe deine Präsentationsfähigkeiten, um dich auf virtuelle Meetings vorzubereiten.
Auch die besten Redner der Welt üben ihre Präsentationen. Lerne die Kommunikationsfähigkeiten, die z. B. Steve Jobs zu einem Weltklasse-Kommunikator gemacht haben.
Lege immer zuerst eine Agenda fest
Damit die Teilnehmer/innen ihnen in etwa folgen können, ist eine vorher verschickte Tagesordnung sehr hilfreich. Teilnehmer/innen, die die Videokonferenz verlassen haben, haben die Möglichkeit, wieder einzusteigen und ggf. bei Punkten, die sie besonders interessieren, anwesend zu sein. Das kann auch das Zeitmanagement der anderen Teilnehmer/innen erleichtern.
Verwende einen virtuellen Hintergrund
Virtuelle Hintergründe können dazu beitragen, dass du dich auf deine Arbeit konzentrierst und nicht auf die Ablenkungen hinter dir. Zum Beispiel bietet hub.cards einen kostenlosen Generator für virtuelle Hintergründe an, mit dem du einen persönlichen virtuellen Hintergrund für dein digitales Unternehmen erstellen, anpassen und herunterladen kannst.
Zieh dich richtig an
Genau wie bei Meetings im Büro hängt es von der jeweiligen Veranstaltung ab, wie du dich kleidest. Obwohl die Kleiderordnung für viele Treffen legerer geworden ist, muss das nicht immer der Fall sein.
Unabhängig von der Kleiderordnung für dein virtuelles Meeting solltest du immer eine Regel befolgen: Vermeide Streifen und kleine Muster, da sie von der Kamera verzerrt werden können.
Pausen einplanen
Ein wichtiger Aspekt virtueller Meetings ist die Geschwindigkeit, mit der sie sprechen und Punkte präsentieren. Achte aber darauf, dass du nicht zu effizient bist. Plane einige Pausen ein, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten mitreden können, wenn möglich.
Organisiere die Einbeziehung der Teilnehmer
Dazu gehört, dass du die Anwesenheit registrierst und festlegst, was zu tun ist, wenn sich jemand an dem Gespräch beteiligen möchte.
Stumm bleiben
Hast du schon mal an einem Gespräch teilgenommen, bei dem jemand nicht stummgeschaltet war und lautstark Chips mampfte? Hintergrundgeräusche können unglaublich frustrierend und ablenkend sein. Achte darauf, dass du stumm bleibst, wenn du nicht sprichst, um unnötigen Lärm zu vermeiden.
Verlasse die Sitzung als Letzter
Wenn du der Gastgeber bist, stelle sicher, dass du die letzte Person bist, die den Videoanruf verlässt. Wenn du im Gespräch bleibst, kannst du es den Teilnehmern ermöglichen, nach dem Ende des Gesprächs eine private Verbindung herzustellen.
Ist es unhöflich, die Kamera auszuschalten, wenn der Zoom eingeschaltet ist?
Manchmal fällt es dir schwer, dein Lächeln beizubehalten, oder du hast einfach einen schlechten Tag. Du fragst dich vielleicht, ob es unhöflich ist, die Kamera auszuschalten. Nimm mit eingeschalteter Kamera am Gespräch teil und lass die anderen Teilnehmer/innen wissen, dass du die Kamera ausschalten möchtest. Auf diese Weise kannst du den anderen signalisieren, dass du keine unhöflichen Absichten hast.
Repariere deine Beleuchtung
Die Beleuchtung kann in den meisten Heimbüros problematisch sein. Oberlichter können zu grell sein, und der Standort am Fenster ist nicht immer ideal. Wenn möglich, stelle die Hauptlichtquelle so ein, dass sie sich direkt vor dir befindet, oder ziehe eine preiswerte Ringleuchte in Betracht, um die Beleuchtung zu verbessern.
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Was solltest du während eines virtuellen Meetings nicht tun?
Lies weiter, um zu erfahren, was du bei deinem nächsten Treffen vermeiden solltest.
Überprüfe deine Einstellungen nicht
Egal, ob du deine Einstellungen noch nie angefasst hast oder ob du das Einstellungsmenü perfekt beherrschst, wir empfehlen dir, alles noch einmal zu überprüfen, bevor du dein Gespräch beginnst. Updates können die Standardeinstellungen ändern und einige ältere Einstellungsoptionen rückgängig machen.
Während du einige Einstellungen während des Anrufs schnell ändern kannst, müssen Dinge wie die Bildschirmfreigabe die App zurücksetzen. Zwinge nicht die ganze Besprechung zu warten, während du die Einstellungen aktualisierst, sondern mach das zuerst.
Du hast dein Video nicht gecheckt, bevor du eingestiegen bist
Wenn du keinen virtuellen Hintergrund verwendest, besteht immer die Möglichkeit, dass etwas hinter dir zu sehen ist, das vielleicht nicht professionell ist. Bevor du an einer Besprechung teilnimmst, solltest du dein Video ansehen und sicherstellen, dass es einen professionellen Hintergrund hat.
Starr dich nicht selbst an
Wahrscheinlich sind wir alle schuldig, während einer Videokonferenz nur auf unser eigenes Videoprofil zu starren. Achte darauf, dass du dich auf alle Teilnehmer/innen einlässt und der Diskussion deine Aufmerksamkeit schenkst, anstatt dich selbst anzustarren.
Verspätete Teilnahme an der Versammlung
Und mit spät meinen wir zur geplanten Zeit. Es ist am besten, wenn du ein oder zwei Minuten früher im Warteraum bist, damit du sicherstellen kannst, dass es keine technischen Probleme gibt, bevor das Treffen beginnt.
Kaugummi
Lautes Kaugummikauen sollte in Meetings per se vermieden werden. Zum einen verursacht es lästige Geräusche - wenn du mit offenem Mund kaust - und zum anderen ist es extrem unhöflich und sieht unprofessionell aus. Es ist also besser, den Kaugummi vor dem Treffen wegzuwerfen.
Sofort loslegen
Wenn alle Teilnehmer/innen anwesend sind, fang nicht gleich an. Nimm dir stattdessen einen Moment Zeit, um alle anzusprechen und zu begrüßen und alle vorzustellen, die sich vielleicht noch nicht kennen. Der Beginn eines Treffens ist der perfekte Zeitpunkt, um das Eis zu brechen.
Plötzlich das Thema wechseln
Meetings verfolgen oft ein bestimmtes Ziel oder behandeln ein vorgegebenes Thema. Alle Kollegen sind auf dieses Thema eingestimmt. Das sollte auch so bleiben. Einfach das Thema zu wechseln, ist störend und kontraproduktiv, da dadurch der beabsichtigte Inhalt nicht mehr angemessen vermittelt werden kann.
Bilder: Scott Graham , Paolo Conversanoon , Surface auf Unsplash