Überflüssige Besprechungen sind eine Verschwendung von Zeit und Geld und beeinträchtigen die Arbeitsmoral. Hier erfährst du, wie du Meetings effektiver gestalten kannst.
Obwohl Meetings ein wichtiger Aspekt der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz sind, nehmen sie oft einen großen Teil deiner Arbeitszeit in Anspruch. Wenn du ständig in Meetings sitzt, die eigentlich E-Mails sein sollten, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, wie du effektivere Meetings abhalten kannst. Durch ineffektive Meetings werden in den USA jedes Jahr schätzungsweise 50 Milliarden Dollar verschwendet, Tendenz steigend.
Jedes Team ist anders und jede/r Leiter/in hat ihren/seinen eigenen Stil. Es gibt zwar kein Patentrezept für Meetings, aber es gibt einige Grundregeln, die du anwenden kannst, um Meetings effektiver zu gestalten.
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Hier sind einige Tipps und Tricks, damit du vorbereitet bist.
Das wichtigste Instrument zur Verbesserung von Teamsitzungen ist die Planung. Sie kann dir später viele Stunden an Zeit ersparen. Es gibt mehr als eine Möglichkeit, sich auf ein Treffen vorzubereiten.
Befolge diese Tipps, um zu lernen, wie du dich am besten auf deine Treffen vorbereiten kannst.
Transparenz
Lass dein Team wissen, dass du deine Meetings verbessern willst. Frag sie, was ihrer Meinung nach funktioniert oder nicht funktioniert und wie sie die Besprechungen gerne verändert sähen. Lass sie wissen, was du zu ändern gedenkst, damit sie dir Feedback geben können.
Denke daran, dass die Einführung eines neuen Besprechungsformats, ohne dein Team vorher zu informieren, zu einer gescheiterten Besprechung führen kann, selbst wenn der Plan perfekt ist.
Sinn und Zweck
Die meisten von uns haben schon einmal an einem Treffen teilgenommen, ohne genau zu wissen, wozu es dient. Egal, ob du die Diskussion leitest oder nur ein Mitglied bist, nimm dir vor dem Treffen ein paar Minuten Zeit, um den Zweck des Treffens zu erklären.
Wenn es sich um ein regelmäßig wiederkehrendes Treffen handelt, vergewissere dich, dass ihr euch wirklich treffen müsst. Möglicherweise gibt es nicht bei jedem Treffen genug zu besprechen. Überlege dir also, ob du ein Treffen ausfallen lässt oder die Zeit verkürzt, um keine Zeit zu verschwenden und die Teilnehmer/innen nicht zu frustrieren.
Tagesordnung
Sobald du weißt, warum du eine Besprechung abhältst, solltest du eine Übersicht erstellen. Du musst zwar nicht jede Minute planen, aber ein allgemeiner Plan kann dazu beitragen, dass alles reibungsloser abläuft und nichts vergessen wird.
Zeitplan
Plane nicht einfach stundenlange Meetings, weil das einfacher ist. Wenn du deine Besprechung jetzt strukturierst, kannst du leichter planen, wie lange die Besprechung dauern soll. Manche Besprechungen brauchen nur 15 Minuten, während andere etwas länger dauern können. Eine zu lange Planung von Besprechungen führt oft zu Zeitverschwendung oder zu Besprechungen, die vom Thema abschweifen.
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Titel der Sitzung
Füge nicht einfach nur "Meeting" zu deinem Terminplan hinzu. Überlege dir eigene, aussagekräftige Namen für deine Treffen. Eigene Namen sind effektiver und können deinem Treffen ein positives Gefühl geben.
Bereite das Team vor
Nur weil du weißt, dass eine Besprechung notwendig ist, heißt das nicht, dass dein ganzes Team das auch weiß. Gib in der Einladung einen kurzen Überblick über den Zweck und den Inhalt des Treffens. Auf diese Weise sind alle informiert und die Teilnehmer können sich auf eventuelle Fragen vor dem Treffen vorbereiten.
Erste Schritte
Verbringe die ersten Minuten des Treffens damit, die Teilnehmer zu motivieren. Stelle eine kurze Frage, um das Gespräch aufzulockern und eine positive Atmosphäre zu schaffen. Sobald alle gesprochen haben, ist es einfacher, die Zusammenarbeit im weiteren Verlauf der Sitzung zu fördern.
Stand
Es ist nicht immer einfach, während einer Besprechung engagiert und aufmerksam zu bleiben. Versuche, dein Team im Stehen an der Besprechung teilnehmen zu lassen. Stehende Besprechungen erhöhen das Engagement und die Produktivität und verkürzen die Besprechungszeit.
Begrenze die Anzahl der Teilnehmer
Die meisten von uns haben schon einmal in einem Meeting gesessen und sich gefragt, warum wir dabei sein sollten. Lade nicht alle Teammitglieder ohne Grund ein. Überlege dir, wer die Interessengruppen sind und wer an jeder Besprechung teilnehmen muss. Indem du die Anzahl der Teilnehmer/innen begrenzst, kannst du die Besprechung effektiver gestalten und verschwendest nicht die Zeit von Leuten, die nicht dabei sein müssen.
Wechsel des Veranstaltungsortes
Du hast wahrscheinlich einen festen Ort für deine Treffen. Versuche, eine Pause von deiner gewohnten Umgebung zu machen und dein Team an einen neuen Ort zu bringen, um das Tempo zu ändern. Wenn dein Team virtuell arbeitet, schlage ein Meeting zu Fuß vor.
Ablenkungen
Menschen sind notorisch schlecht im Multitasking, und das schadet deiner Produktivität. Bevor du an Meetings teilnimmst, solltest du dein gesamtes Team dazu bringen, ihre Geräte auf "Bitte nicht stören" zu stellen und alle Ablenkungen zu entfernen. Auch wenn es zunächst unmöglich erscheint, alle mobilen Geräte auszuschalten, werden alle Beteiligten später davon profitieren.
Fragen
Besprechungen sind wichtig, weil sie eine Zusammenarbeit ermöglichen, aber ohne Fragen können sie schnell einseitig werden. Unterbrich deine Präsentation während des Meetings für Fragen oder lass am Ende genug Zeit, um Unklarheiten zu beseitigen.
Nachbereitung
Bei einem vollen Terminkalender kann es leicht passieren, dass man einige wichtige Details eines Treffens vergisst. Nach dem Treffen kann eine kurze Nachricht helfen, dass sich alle Beteiligten an die wichtigsten Punkte erinnern.
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Letzter Tipp
Besonders bei Treffen mit externen Geschäftspartnern ist es wichtig, nach dem ersten Treffen einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Der beste Weg, dies zu erreichen, ist eine professionelle digitale Visitenkarte. Sie sind nicht nur umweltfreundlicher als ihre Vorgänger aus Papier, sondern fügen sich auch nahtlos in unser digitales Leben ein. Hier ist ein Beispiel, wie das aussehen könnte: https://hub.cards/georgina.doe
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