Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Visitenkarten zu digitalisieren. Ich möchte dir einen kurzen Überblick über gute Lösungen geben, die dir Zeit sparen und dir helfen, deine Kontakte besser zu organisieren.
Warum überhaupt Visitenkarten digitalisieren?
Ich habe die Erfahrung gemacht, dass Visitenkarten oft schon nach kurzer Zeit verloren gehen, weil es keine einfache Möglichkeit gibt, diese Kontakte zu speichern und zu pflegen. Wenn ich eine Visitenkarte von einem Geschäftspartner erhalte, stecke ich sie normalerweise direkt in meine Brieftasche. Wenn ich die Person nicht sofort kontaktieren muss, bleibt sie ein paar Tage dort. Wenn die Brieftasche zu einer unangenehmen Dicke angewachsen ist, landen die Visitenkarten irgendwo auf meinem Schreibtisch. Und wenn der Schreibtisch aufgeräumt werden muss, landen die meisten von ihnen im Papierkorb
Du siehst also, dass dieser unorganisierte, unprofessionelle Arbeitsablauf zu peinlichen Situationen und vielen verpassten Chancen führen kann. Aber ich bin nicht allein. Statistic Brain (2017) fand heraus, dass 88 % aller verteilten Visitenkarten in weniger als einer Woche im Papierkorb landen.
Welche Möglichkeiten habe ich?
Die einfachste Lösung ist natürlich, all diese Kontakte sofort in dein Lieblingsadressbuch aufzunehmen, zum Beispiel auf deinem Smartphone. Leichter gesagt als getan. Statistic Brain (siehe oben) hat außerdem herausgefunden, dass nur 9 % dieser 88 % der weggeworfenen Visitenkarten zuvor digitalisiert wurden. Aber warum?
Das Hinzufügen von Kontakten zu deinem Adressbuch bedeutet höchstwahrscheinlich, dass du alle relevanten Daten von Hand eintippen musst. Dieser Prozess braucht Zeit und ist meist frustrierend, wenn du eine große Anzahl von Karten auf einmal bearbeitest. Aber nicht nur die Digitalisierung ist mühsam, auch die Tatsache, dass du bestimmte geschäftliche Kontakte in deinem privaten Adressbuch hast, kann deine Struktur durcheinander bringen. Die meisten Adressbücher haben keine Kategorien, in denen du diese Kontakte trennen oder nach dem geschäftlichen Kontext strukturieren könntest. Dann kannst du, obwohl du die grundlegenden Informationen digitalisiert hast, den Kontakt später nur über den Namen finden. Und das ist der Punkt, an dem du deinen Kontakt wieder verloren hast.
Außerdem musst du die visuelle Darstellung der Visitenkarte oft bei dir behalten. Warum? Das menschliche Gehirn kann sich das Aussehen eines Objekts viel besser merken als nur harte Fakten. Stell dir vor, du bekommst eine grüne Visitenkarte mit einem schön geformten weißen Logo darauf. Wäre es nicht toll, wenn du deine letzten Kontakte nur nach dieser grünen Visitenkarte durchsuchen könntest? Das ist möglich, indem du Visitenkarten scannst. 🥳
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Wie scanne ich Visitenkarten?
Es gibt viele Smartphone-Apps, mit denen du deine Visitenkarten einscannen und zu einem Adressbuch hinzufügen kannst. Sie nutzen die Kamera deines Smartphones, um ein Foto von der Karte zu machen und es zuzuschneiden. Die meisten von ihnen unterstützen auch OCR (optische Zeichenerkennung), die den Text auf der Visitenkarte erkennt und automatisch klassifiziert. Das ist in der Theorie toll, aber in der Praxis ist es oft die Kehrseite dieser Visitenkarten-Scanner-Apps. Da die OCR-Technologie teure Algorithmen des maschinellen Lernens verwendet, ist dieser Service in der Regel begrenzt oder nicht kostenlos und hinter einer Bezahlschranke versteckt. Selbst wenn du für eine solche Funktion, die dir eine Menge Zeit ersparen kann, bezahlen willst, sind die meisten Algorithmen immer noch nicht gut genug. Das Scannen von Visitenkarten bedeutet in der Regel, dass du die erkannten Textfelder später manuell bearbeiten musst, weil Zeichen falsch erkannt wurden oder ein ganzer Textbereich falsch klassifiziert wurde. Die zweite Art von Fehlern ist noch frustrierender, weil es meist keine Möglichkeit gibt, die Klassifizierung einfach zu ändern (z. B. Personenname & Firmenname vertauschen)
Vor diesem Hintergrund habe ich die am häufigsten verwendeten Tools zum Scannen von Visitenkarten getestet und analysiert:
ABBYY Business Card Reader
ABBYY Business Card Reader ist eine klassische Scanner-App, die sich auf den OCR-Prozess konzentriert. ABBYY bietet auch professionelle Schnittstellen für andere OCR-Anwendungen und eine API für Unternehmen. Daher sind die Scanfunktionen im Vergleich zu anderen Wettbewerbern gut. Der Text wird in der Regel richtig erkannt und klassifiziert. Wenn dies jedoch nicht gelingt, ist der Korrekturprozess ebenfalls manuell und umständlich. Das Zuschneiden von Bildern ist gut umgesetzt, aber die automatische Verarbeitung der Bildfarben verändert das Aussehen der Karte auf unschöne Weise (viel zu viel Kontrast, so dass Farben und Logos hässlich aussehen). Ein weiteres Manko ist die Benutzeroberfläche der App. Sie sieht etwas veraltet aus und nützliche Funktionen, wie die Gruppierung deiner Kontakte, sind versteckt. ABBYY ist kostenlos für Android und iOS erhältlich, erlaubt aber nur das Scannen von 10 Karten. Daher musst du wahrscheinlich für ein Premium-Abonnement bezahlen, das 25 € pro Jahr kostet.
Vorteile:
- Gute Scan-Fähigkeiten
- Organisiert euch in Gruppen
- Zum Telefon hinzufügen & grundlegende Freigabefunktionen (E-Mail, SMS)
Nachteile:
- Veraltete Benutzeroberfläche
- Schlechte automatische Farbkorrektur
- Sehr eingeschränkte kostenlose Funktionen (du wirst wahrscheinlich für Premium bezahlen müssen)
Website
CamCard
CamCard ist die führende Visitenkarten-Scanner-App auf dem Markt. Sie bietet mehr Funktionen als ABBYY und verfügt über eine schönere Benutzeroberfläche. Die Scanfähigkeiten der getesteten Karten sind etwas schlechter als die von ABBYY und es gibt mehr Fehler bei der Zeichenerkennung und Klassifizierung. Auch das Korrigieren der Fehler ist nicht sehr komfortabel, so dass es manchmal genauso lange dauert wie das manuelle Hinzufügen von Karten. CamCards ermöglicht es dir, deine eigene Karte und gescannte Karten, die du über WhatsApp, QR-Code usw. erhalten hast, zu teilen. Dazu erstellt es eine Landing Page mit den grundlegenden Informationen und dem Bild der Visitenkarte, die für alle sichtbar ist.
Mit dem kostenlosen Plan kann die App 500 Karten scannen. Der Premium Plan beginnt bei 50 $ pro Jahr.
Vorteile:
- Organisiert euch in Gruppen
- Cloud-Synchronisierung
- Bessere Sharing-Funktionen (WhatsApp, QR, etc.)
Nachteile:
- Anständige Scanfunktionen
- Schlechte automatische Farbkorrektur
- Teures Premium-Upgrade
- Rechtsunsicherheit (GDPR-konforme Weitergabe?!)
Website
hub.cards
hub.cards ist eine moderne Plattform für den professionellen Kontaktaustausch mit einer gut gestalteten Visitenkarte, die sowohl digital als auch auf Papier funktioniert. Das macht es einfacher, deine eigene Visitenkarte zu teilen, zu speichern und zu synchronisieren (auch nachdem du sie mit anderen geteilt hast). Mit hub.cards kannst du aber auch physische Visitenkarten digitalisieren und in der Cloud speichern.
Der Scanvorgang ist sehr genau und die Klassifizierung des Textes kann leicht bearbeitet werden, indem du durch die entsprechenden Abschnitte navigierst. Die Bildqualität der Visitenkarten ist die beste von allen getesteten Apps. Die gespeicherten Karten lassen sich leicht gruppieren und können von jedem Gerät mit Internetverbindung abgerufen werden. Der kostenlose Plan ist nicht auf die Anzahl der Scans beschränkt und ermöglicht es dir, so viele Visitenkarten zu speichern, wie du möchtest.
Außerdem gibt es viele tolle Funktionen, mit denen du deine eigene Visitenkarte verbessern kannst. Zum Beispiel ein tolles Design-Tool mit vielen Vorlagen, die du mit Bildern und Logos anpassen kannst. Jede digitale Visitenkarte hat eine persönliche Webadresse, die auch ohne installierte App für jeden zugänglich ist. Außerdem gibt es Analysen sowie professionelle E-Mail-Signaturen und Zoom Background, die mit deiner digitalen Visitenkarte verknüpft sind.
Das Premium-Abonnement schaltet noch mehr Funktionen wie eine Apple Watch App und mehr Personalisierungsoptionen für $24 pro Jahr frei.
Vorteile:
- Großartiger Scan- und Klassifizierungsprozess mit schneller Fehlerkorrektur
- Alle Kontakte sind in Apps für iOS, Android, Windows, MacOS & Web verfügbar
- Export von gescannten Kontakten mit CSV-Datei (Excel, Outlook)
- Tolle Sharing-Funktionen (WhatsApp, QR-Code, URL-Link, Apple Watch, E-Mail-Signatur, Zoom usw.)
- Analyse der Kartennutzung, einschließlich Standort und letzte Besucher
Nachteile:
- Die Android-App hat noch weniger Scan-Optionen
Website
Und das ist alles?
Nein, es gibt andere Visitenkarten-Scanner-Apps, die du finden kannst. Diese Auswahl hat am besten abgeschnitten, als sie mit verschiedenen Karten getestet wurde. Andere Scanner-Apps unterscheiden sich nicht allzu sehr voneinander. Die drei vorgestellten Lösungen bieten unterschiedliche Funktionen mit unterschiedlichen Zielen. Mir persönlich gefällt hub.cards am besten, weil es einen bequemeren Fehlerkorrekturmechanismus, eine frischere und klarere Benutzeroberfläche und bunte Gruppen hat, die es einfach machen, jede Karte nach ihrem Kontext zu kategorisieren (z.B. Kollege, Freunde, Verkäufer, Handwerker, ...), eine schnelle Suchmaschine und eine gute Integration mit meinem Smartphone-Adressbuch und Outlook